Sustav platnog spiska osigurava medij koji je potreban poslodavcu za obradu platnog spiska. Sve dok sustav obračuna plaća zadovoljava potrebe poslodavca za plaćanjem, potonji može koristiti koji god sustav želi.
Priručnik
Ručni sustav obračuna plaća treba odabrati nakon pažljivog razmatranja. Ovaj sustav zahtijeva da platna lista obrađuje cijeli platni spisak; povećava vjerojatnost pogrešaka. Poslodavci bi trebali ići s ručnim sustavom plaća samo ako imaju malo zaposlenika. Glavna strana ovog sustava je da je jeftin za implementaciju.
Poslodavci mogu kupiti standardne vremenske listove od stacionarne trgovine i zaposliti ih. Poslodavac može obavljati obračun plaća i poreza na kalkulatoru, ručno pisati plaće / isplate plaća ili koristiti pisaći stroj i čuvati podatke o plaćama na papiru u kutijama za pohranu. Ipak, pokušati upotrijebiti ovaj sustav ako netko nije upućen u zakone o plaćama, ili ako je platni spisak prevelik, može rezultirati netočnim plaćanjem i obradom poreza.
Računalo u kući
In-house kompjuterizirani sustav je održiva alternativa ako poslodavac želi eliminirati ručnu obradu plaća. Ovaj sustav uključuje korištenje softvera za obračun plaća, kao što su Z-Pay, Ultipro i QuickBooks, koji mogu pohraniti podatke o plaćama za vođenje evidencije. Ona izračunava plaće i odbitke na temelju unesenih podataka. Na primjer, osoba koja plaća radnike bi upisala status zaposlenog, stanje rada i naknade u softver za obračun plaća. Softver za obračun plaća ima federalne i državne tablice zadržavanja, koje su u sustavu kodirane i izvodi izračune.
Ovaj sustav zahtijeva od zaposlenika da ulaže i održava softver za obračun plaća. Ovisno o složenosti softvera, osoblje za obračun plaća može zahtijevati opsežnu obuku. Ako je platni spisak mali, jedina osoba koja plaća plaću može obraditi obradu plaća. Ali ako je platni spisak velik, s tisućama zaposlenika, poslodavac bi trebao zaposliti punu plaću osoblja, što može uključivati plaću službenik / asistent, platni spisak stručnjak, platni spisak nadzornika i platni spisak menadžer. Ovaj sustav može se pokazati skupim za poslodavce.
Kupovanje
Outsourcing platnog spiska davatelju platnih usluga često je isplativo i štedi vrijeme alternativu za poslodavce. Platne usluge imaju stručnjake za obračun plaća koji obrađuju plaće klijenata, uključujući izravna plaćanja depozita, žive čekove i obradu W-2. Poslodavci plaćaju jedinstvenu naknadu za ovu uslugu, eliminirajući potrebu za plaćanjem plaća i beneficija osoblja na licu mjesta. Nadalje, poslodavci se ne moraju baviti problemima s platnim spiskom. U konačnici, outsourcing plaće daje poslodavcu vrijeme da se usredotoči na druge dužnosti.
Mnogi davatelji plaće usluga nude online platni spisak rješenja, koji omogućuju poslodavcima pristup podacima zaposlenika plaće i plaće registara online. Nadalje, usluge obračuna plaća obično nude klijentima različite metode prijenosa sati plaća za svaki platni period, kao što su faksom, e-poštom ili online.
Nedostatak outsourcinga je u tome što kad zaposlenici imaju problema s plaćama, trenutna pomoć možda neće biti dostupna. Nadalje, kada je platni spisak usluga čini određene plaće poreza pogreške, IRS penales poslodavca, a ne platni spisak usluga. Prema tome, neki poslodavci zapošljavaju administratora plaća na licu mjesta, koji radi kao veza za platni spisak i poslodavca.
