Prije računalnih financijskih sustava, svi računovodstveni procesi odvijali su se ručno, koristeći papir i olovku. Neke male tvrtke još uvijek koriste ovu staru metodologiju, također poznatu kao ručni računovodstveni sustav. Koncepti i za ručni i za kompjutorizirani sustav su isti, samo su se mehanike promijenile.
Prednosti
Ručna metoda računovodstva mnogo je jeftinija od računalnog sustava. Neki ljudi nisu zadovoljni radom s računalima i bolje funkcioniraju s papirom i olovkom. Ručni sustav radi, čak i ako je struja isključena - za razliku od većine računala. Još jedna prednost ručnog sustava je u tome što nema oštećenja podataka ili dupliciranja, kao što se ponekad događa s računovodstvenim softverom. Budući da je ručno računovodstvo jednostavno i ne zahtijeva vještine na računalu, tvrtke mogu zaposliti zaposlenike za manje novca, što je velika prednost za mala poduzeća.
Jastučići za papir
Prije kompjutoriziranih proračunskih tablica i softvera, računovođe su koristili papire tiskanih s stupcima. Prvi stupac lijevo je obično uski i koristi se za datume, dok se drugi stupac, najširi na stranici, koristi za opise. Računovodstvene pločice sadrže četiri ili više stupaca - svaki stupac odvojen dvostrukim crtama koje se kreću niz stranicu. Jastučići se često tiskaju u svijetlozelenoj ili bijeloj boji s razmakom za svaku znamenku, minimizirajući zbrku zbog rukopisa. Linije na pločicama odražavaju poslovne transakcije, kao što su transakcije prodaje ili inventara.
Časopisi
Časopisi se koriste za olakšavanje ručnog računovodstvenog procesa. To su jastučići određene namjene za određeni proces. Na primjer, možete imati dnevnik za sve vaše transakcije prijema gotovine. Kada dođe do prodaje, transakciju u dnevniku upisujete kao jednu stavku retka. Na kraju tjedna ili mjeseca zbrojite transakcije i napravite jedan dnevnik u glavnoj knjizi - kredit za prodaju i dugovanje u gotovini.
greške
Kada koristite ručni računovodstveni sustav, morate imati strategiju za pronalaženje i ispravljanje pogrešaka na učinkovit način. Općenito, otkrijete pogrešku kada sastavite probnu bilancu, a ona ne uravnotežuje - dugovi nisu jednaki kreditima. U tom slučaju provjerite jesu li stanja na vašim dnevnicima i dnevnicima točni. Možete pokrenuti kalkulatorsku traku i priložiti je na svaku stranicu dnevnika i glavne knjige, pazeći da su ukupni iznosi točni. Također biste trebali pregledati probnu bilancu za razumnost i usporediti brojeve s posljednjom probnom bilancom, tražeći razlike koje mogu biti pogreške.
