Planiranje i raspoređivanje idu ruku pod ruku. Plan je teorija ili pojedinosti o tome kako će se nešto poput projekta postići. Plan se koristi za izradu putokaza za postizanje nekog cilja. Raspored, kada je povezan s planom, dodjeljuje vremena i datume određenim koracima plana.
Planiranje
Plan zahtijeva ishod i predstavlja putokaz za dobivanje od trenutnog trenutka do budućeg cilja. Planovi mogu biti kratkoročni ili dugoročni. Uvijek uključuju detalje i konkretne korake koji vode plan od početka do kraja. U planovima uvijek treba ostaviti mjesta za nepredviđene događaje; na primjer, ako je jedan dio plana uvjetovan vanjskim čimbenikom, plan treba uzeti u obzir takav događaj.
Zakazivanje
Zakazivanje je proces određivanja vremena i datuma za postizanje određenih ciljeva. Rasporedi, poput planova, mogu biti dugoročni ili kratkoročni. Često su kratkoročni rasporedi vrlo važni i povezani s dugoročnim rasporedom. Kada radite s organizacijskim ili institucionalnim rasporedom, važno je da različiti igrači koji rade na projektu koordiniraju svoje rasporede i imaju pristup rasporedima jedni drugima kako bi osigurali nesmetan tijek rada.
Povezivanje planova s rasporedima
Izrada unaprijed izrađenog plana i njegovo pretvaranje u djelotvoran raspored može biti vrlo složen zadatak, ovisno o opsegu projekta. Planovi moraju biti vrlo detaljni i temeljiti. Procjene moraju biti točne pri određivanju vremenskih rokova. Err na strani opreza. Ako ne date odgovarajuću procjenu, može doći do odgode cijelog rasporeda.
Varijance i nepredviđene okolnosti
Svi planirani planovi moraju sadržavati odredbe za nepredviđene razlike. Stvari se pojavljuju, a plan mora imati odredbu koja se bavi takvim pojavama. Na primjer, ako tvrtka proizvodi novi proizvod i računa na vanjskog dobavljača za dijelove i koji dobavljač odgađa pošiljku, što onda? Plan mora imati rješenje za rješavanje ovog događaja. Jedno rješenje moglo bi biti raditi na drugoj fazi projekta koja se sprema za kasnije.
Tehnologija
Upravljanje projektima velikih razmjera može biti teško organizirati, osobito kada se upravlja različitim strankama, zaposlenicima i resursima. Postoje neki izvrsni softverski programi kao što je Microsoft Project koji pomažu u tom procesu. Ovaj softver može pomoći u planiranju i raspoređivanju, istovremeno dopuštajući da projekt bude fleksibilan s promjenama koje su napravljene u letu, a koordinira s onima koji su uključeni u projekt.
