Papirnica je dio poslovanja, a proces zapošljavanja novog zaposlenika nije iznimka. Postoje određeni dokumenti koje moraju popuniti novi zaposlenici, kao što su obrasci poreza po odbitku i papirologija s izravnim depozitom. Sve potrebne obrasce zajedno s dokumentima specifičnim za tvrtku zaposlenik treba popuniti i pravodobno obraditi, idealno na prvi dan zaposlenika.
Novi papirologija zaposlenika
Novi zaposlenici trebaju ispuniti obrazac za prijavu na posao - ako to već nisu učinili - navodeći njihovu potpunu adresu, kontaktne brojeve, kontaktne informacije za hitne slučajeve, reference i sva prethodna radna iskustva, zajedno s pristankom na provjeru i suglasnost za lijek testiranje. Većina zaposlenika popunjava prijavu i potpisane obrasce za pristanak tijekom procesa intervjua i zapošljavanja, ali, ako ne, ljudski resursi trebat će ove informacije ispuniti i obraditi za dosje zaposlenika.
Obrasci vlade
Američka vlada zahtijeva popunjavanje nekoliko obrazaca za svakog novog zaposlenika. Obrazac I-9 potvrđuje identitet svakog pojedinca i ako je zakonski sposoban za rad u Sjedinjenim Američkim Državama. Ovaj obrazac mora biti popunjen i potpisan najkasnije prvog dana zaposlenja i zadržan od strane poslodavca zajedno s kopijom kartice socijalne sigurnosti zaposlenika. Obrazac W-4 detaljno opisuje umanjenja izdataka za zaposlene za potrebe poreza na dohodak. Zaposlenici moraju ispuniti novi obrazac W-4 ako se njihov iznos zadržava tijekom godine.
Novi obrazac za najam
Prema svim saveznim zakonima svi poslodavci moraju prijaviti svaki novi najam - u roku od 20 dana od datuma zaposlenja - Uredu za provedbu dječje podrške u SAD-u. Ova državna agencija utvrđuje je li zaposlenik dužan uzdržavati djecu. Novi zaposlenici mogu se prijaviti pomoću kopije obrasca W-4 ili obrasca tvrtke s istim podacima. Obrasci se mogu podnijeti elektroničkim putem ili poštom u Državni registar novih zaposlenika u državi u kojoj zaposlenik radi.
Obrazac za izravni depozit
Obrazac za izravni depozit treba popuniti i pretvoriti u računovodstveni odjel. Zaposlenik će morati navesti svoje ime, adresu i brojeve bankovnih računa te priložiti prazan ček kako bi primio izravnu uplatu svojih plaća.
Prijem priručnika / priručnika za zaposlenike
Novim zaposlenicima treba dati primjerak priručnika tvrtke i priručnika o sigurnosti, ako je primjenjivo. Svaki zaposlenik treba potpisati i datira papir koji potvrđuje da je primio te da će se pridržavati pravila navedenih u priručniku. Ti su oblici važni, jer u priručniku tvrtke navode se sva pravila tvrtke, uključujući politiku o drogama i alkoholu, politiku seksualnog uznemiravanja, pravila ponašanja zaposlenika, klauzule o neotkrivanju i ne-konkurentnosti te druge relevantne informacije o tvrtki.
