Sporno ispunjavanje narudžbi može smanjiti kvalitetu korisničke usluge koju vaša tvrtka može pružiti. Niža kvaliteta usluga korisnicima na kraju će utjecati na financijsku dnu vašeg poslovanja. Dobivanje odobrenja za narudžbenice obrađeno što je brže i učinkovitije moguće znači da će vaša tvrtka imati zalihe potrebne da bi se stvari odvijale pravovremeno. Korištenje klijenta e-pošte za Microsoft Outlook za slanje zahtjeva za odobrenje narudžbenice može pomoći u pojednostavljenju postupka naručivanja potrošnog materijala ili robe na veliko, a da pritom osigurate da slijedite odgovarajuće postupke kupnje.
Pripremite narudžbenicu
Idite na stranicu predložaka za kupnju i prodaju Microsoft Officea i odaberite predložak. Budite sigurni da možete otvoriti, urediti i spremiti predložak u programu na računalu. Izradite predloške pomoću programa Microsoft Excel, Microsoft Word ili drugog primjenjivog programa.
Odaberite "Otvori" kada kliknete gumb "Preuzmi" za odabrani predložak da biste otvorili predložak u određenom programu. Prilagodite predložak tako da odgovara vašim potrebama i spremite ga na računalo.
Izradite i spremite vlastiti prilagođeni predložak ako vam se ne sviđa nijedan od predložaka dostupnih u tvrtki Microsoft. Ako je potrebno, Microsoftove predloške možete koristiti kao vodič.
Izradite "Novi dokument" na temelju vašeg predloška pomoću programskog izbornika. Korištenje prečaca neće omogućiti pristup predlošcima. Ispunite dokument i spremite ga na računalo.
Koristite financijski program za slanje narudžbenice ako tako kreirate svoje narudžbe. Neki financijski programi kao što su QuickBooks imaju Microsoft Outlook integraciju tako da možete poslati narudžbenicu za odobrenje izravno iz programa.
Izvozne narudžbe iz financijskog softvera bez integracije programa Microsoft Outlook pomoću proračunske tablice ili formata riječi ako je moguće. Ako to nije moguće, ispišite dovršenu narudžbenicu kao PDF dokument i spremite je na svoje računalo.
Pošaljite narudžbenicu
Otvorite Microsoft Outlook i kliknite gumb "Novo" u gornjem lijevom kutu kako biste otvorili novu poruku.
Idite na karticu "Umetni". Kliknite "Priloži datoteku" i idite do narudžbe kako biste je odabrali. Kliknite gumb "Umetni" da biste ga priložili poruci e-pošte.
Postavite veličinu fonta na 14, a boju fonta na crnu. Upišite "Pregledao sam i odobrio priloženu narudžbenicu". Započnite novi redak.
Postavite veličinu fonta na 11, a boju fonta na sivo. Upišite "Pregledajte priloženu narudžbenicu i odgovorite na ovu poruku e-pošte. Upišite "Y- Vaše ime" da biste odobrili narudžbenicu ili "N- Vaše ime" da biste odbili narudžbenicu. Napomena: odgovor mora dolaziti s računa e-pošte na koji je poslan.
Preskočite četiri retka i podesite veličinu fonta na 14, a boju fonta na crnu. Upišite " Nisam ovlašten odobriti ovu narudžbu". Započnite novi redak.
Postavite veličinu fonta na 11, a boju fonta na sivo. Upišite “Odgovor pošiljatelju. Stavite X u gore navedeno polje ako niste ovlašteni odobriti ovu narudžbu i ako znate tko je, uključite ime, na primjer, X - Bill Smith."
Savjet
-
Ispišite kopiju odobrene e-pošte za narudžbenicu i priložite je fakturi za kupnju da biste dokumentirali da je kupnja odobrena.
Upozorenje
Dobivanje fizičkog potpisa sigurnije je od odobrenja e-pošte jer netko drugi može pristupiti računu e-pošte te osobe ako je prijavljen cijeli dan.
