Zamislite ovo: pozivate dobavljača da naručite neke widgete i snimite im e-poštu za potvrdu. Problem je u tome što su vam poslali pet slučajeva umjesto četiri i poslali vam veći račun nego što ste očekivali. Budući da nemate ništa legalno da smatrate da je prodavatelj odgovoran, ne morate se mnogo vratiti. Mogli biste se naljutiti i zaprijetiti da ćete obustaviti plaćanje, ali svi bi mogli postati neuredni i uništiti vaš odnos. Što učiniti? Ubuduće možete razmisliti o uvođenju sustava narudžbenice. OP igraju važnu ulogu u kontroli poslovnih kupnji, pomažući vam da pratite narudžbe i upravljate plaćanjima za obavljeni posao.
Što je narudžbenica?
Nalog za kupnju je službena potvrda narudžbe za robu i usluge. On djeluje kao ugovor između tvrtke i njezinih dobavljača, tako da dobavljač točno zna što je naručeno i posao točno zna koji će proizvodi i usluge biti isporučeni i do kojeg datuma. Kada dobavljač prihvati narudžbu za kupnju, to stvara pravno obvezujući ugovor između dvije strane. Dakle, nikada nećete biti zaglavljeni s dodatnim slučajem widgeta koje ne trebate, a dobavljač je zaštićen jer sada ima zakonski dokaz da su robe i usluge naručene. Ako niste izradili narudžbenicu, kupac ne bi imao obvezujuću narudžbu.
Kako izgledaju narudžbe?
Narudžbenice nalikuju fakturi. Jedina razlika je u tome što ih kupac stvara, a ne prodavatelj. Općenito, narudžbenica sadrži sljedeće informacije:
- Informacije o tvrtki kupca.
- Adresa za dostavu / naplatu.
- Podaci o tvrtki dobavljača.
- Pojedinosti o narudžbi - proizvod, količina, cijena i datum isporuke.
- Datum narudžbe.
- Broj narudžbenice.
Mogu postojati i određeni uvjeti o narudžbi, primjerice kada je potrebno izvršiti plaćanje. Mnoge tvrtke stvaraju standardizirani dokument narudžbenice s generičkim informacijama ispunjenim kako bi se osigurala dosljednost.
Što je broj narudžbe?
Ako postoji jedna stavka na narudžbenici koju morate uključiti, to je broj narudžbenice. Broj narudžbenice je jedinstveni referentni broj koji vam olakšava usklađivanje isporuka s kupovinama kada dođu. Njihova bi uporaba trebala ubrzati obradu dostavnica jer možete lako pratiti kada su plaćanja izvršena za određene narudžbe. Također smanjuje rizik od pogrešnih plaćanja jer nećete plaćati na računima koji nemaju odgovarajuću narudžbenicu.
Evo primjera. Pretpostavimo da vam je potreban novi set ormara za arhiviranje. Kreirate narudžbenicu s veličinom, količinom i specifičnim zahtjevima za ormare i šaljete je proizvođaču. Nakon što proizvođač odobri narudžbenicu, ona stvara pravni ugovor između dvije strane. Proizvođač će vam poslati ormare i poslati fakturu za ukupan iznos koji je dospio. Ta će se dostavnica odnositi na broj narudžbenice. Dakle, kada primite dostavnicu, možete je provjeriti u odnosu na narudžbenicu kako biste provjerili odgovaraju li dva dokumenta. Ako to učine, samo naprijed. Ako to ne učine, netko je napravio pogrešku koju morate istražiti.
Kako integrirati sustav narudžbenice u vaše poslovanje?
Ako nikada prije niste koristili PO-e, oprostit će vam se što smatrate da je to jednostavno kao što je postavljanje predloška narudžbe za kupnju u programu Microsoft Word ili vašeg računovodstvenog softvera. Ove su opcije odlične za izradu fizičkog dokumenta narudžbe, ali postoje neke dodatne stvari o kojima morate razmisliti prije nego što možete integrirati PO-sustav u svoju tvrtku:
Tko kupuje?
Administrator primarnog naloga za kupnju treba kontrolirati sustav narudžbenice. To će centralizirati vašu kupnju i dati vam jasan zapis o tome koliko se novca troši. Čim se PO kreira, administrator može odmah izračunati trošak u proračunu tvrtke. U suštini, početi ćete s preuzimanjem kreditnih kartica iz ruku glavnog stožera.
Što je proces podizanja zahtjeva?
Svaki PO proces započinje zahtjevom. To je zahtjev za narudžbenicu koji zaposlenici izrađuju kad god je potrebno za kupnju robe ili usluga. Morat ćete izraditi standardizirani predložak zahtjeva koji svi članovi osoblja moraju koristiti. Mnoga mala poduzeća dopuštaju svojim zaposlenicima da jednostavno pošalju svoj zahtjev upravitelju, koji će se povezati s administratorom kako bi dodijelio proračun, dobio odobrenje za kupnju i podigao potrebnu PO.
Dodavanje sustava rekvizicije osigurava da osoblje mora dobiti centraliziranu palacicu prije nego što kupe tako da ništa ne prođe kroz pukotine. Uskoro ćete imati dovoljno podataka za praćenje načina na koji zaposlenici koriste zalihe i uzorke spot kupnje, kao što su, postoje li mogućnosti za kupnju diskontiranih količina od dobavljača?
Kako ćete prijaviti narudžbenicu?
Administratori mogu odabrati odobrenje, odbijanje ili označavanje zahtjeva za daljnju raspravu. Nakon što je zahtjev odobren, administrator PO-a mora dodijeliti broj narudžbe naručitelju - možete koristiti bilo koji alfanumerički kod koji vam se sviđa - i snimiti ga u registar PO-a. Održavanje registra osigurava održavanje ukupne kupnje. Možete vidjeti učinak rekvizicije prije nego što ga odobrite i ažurirajte svoj proračun svaki put kada se narudžbenica podigne. To je također ključni dio revizijskih tragova, osiguravajući da nema odstupanja između isporuke i isporuke.
Kako ćete upravljati dobavljačima?
Naravno, morat ćete obavijestiti svoje dobavljače da se selite u PO sustav. To je jednostavno kao kontaktiranje dobavljača i obavještavanje da ćete slati narudžbenicu prije plaćanja bilo kakve robe. Način na koji dobivate narudžbu od dobavljača ovisi o vama - najčešće će ga administrator izravno poslati primatelju.
Kada dobavljač primi vašu narudžbenicu, trebali bi je pažljivo provjeriti radi pogrešaka prije pripreme robe koja će se isporučiti. Mnogi su veći dobavljači navikli na kupnju s PO-podrškom i postavili sustave koji će označiti vaš račun ako pokušate kupiti bez narudžbe.
Kako ćete uskladiti plaćanje računa s registrom PO?
Ako održavate ažurirani registar poštanskih usluga, usklađivanje računa ili izvoda s kreditne kartice u odnosu na narudžbenicu nije osobito teško ili dugotrajno. Vi samo želite označiti svaku kupnju koja nije zabilježena s PO. Zatim, to je slučaj obuke osoblja kako bi se uklonili eventualni višak kupnje u budućnosti.
Trebate li automatizirati proces narudžbe?
Umjesto da radite stvari ručno, možete odabrati ulaganje u neki softver za kupnju malih poduzetnika. Ovi sustavi mogu automatizirati vaše zahtjeve i rutinska odobrenja i automatski generirati PO, što cijelu stvar čini mnogo manje izazovnom. Oni također upravljaju dokumentima o kupnji s jedne centralizirane na jednom mjestu, dostupne s bilo kojeg mjesta, što olakšava upravljanje narudžbama na putu. Neki sustavi imaju i druge korisne značajke, kao što je katalog dobavljača, kako bi vaše zahtjeve kupcima učinili lakšim i prikladnijim za vaše zaposlenike.
Platforme su široke kao što su duge, a na web-lokacijama za pregled postoje brojne web-lokacije koje vam pomažu suziti opcije. Kao i uvijek, iskoristite prednosti demonstracija i besplatnih probnih razdoblja, tako da ste sigurni da ste donijeli ispravnu odluku prije kupnje.
