Pravilna priprema komercijalnih faktura povećava vjerojatnost da će Vaše poduzeće biti plaćeno za svoje proizvode ili usluge na vrijeme. Temeljit pristup fakturiranju također može pomoći u održavanju boljih zapisa i održavanju proračuna na pravom putu.
Stvorite standardizirani obrazac
Izradite predložak komercijalne fakture koji uključuje kategorije za sve relevantne informacije. Obrazac koji se može ispuniti trebao bi uključivati zaglavlje tvrtke ili logotip i podatke za kontakt, uključujući brojeve telefona i faksa te adrese e-pošte i web-lokacija. Uključite spotove kako biste ispunili datum narudžbe i datum fakture, ime prodavača ili broj koda i broj licence izvođača ili porezni ID, ako je primjenjivo. Stvorite stupce koji vam omogućuju da popunite količine, opise i cijene za prodane stavke i stavku retka za dodavanje poreza na promet i izračunavanje ukupnog iznosa. Ostavite mjesta za bilješke.
Budi precizan
Prilikom razvrstavanja po stavkama usluga ili stavki koje se prodaju, budite specifični. Uključite brojeve dijelova, referentne kodove ili opise koji će vama i vašem kupcu jasno pokazati na koji se račun odnosi. Srušiti rad po satu i uključiti opise izvršenih usluga. To vam pomaže u praćenju inventara i proizvoda za rad i omogućuje klijentu da vidi detaljan popis onoga za što se naplaćuje. U slučaju spora, račun može razjasniti nesporazume i pomoći vam da izbjegnete kašnjenja u plaćanju. Ako je u transakciji uključen broj narudžbe ili autorizacijski kod od kupca, uključite i to.
Ići online
Izradite elektroničku verziju svoje komercijalne fakture kako bi procesi naplate bili brži i učinkovitiji. Računi koji se generiraju i šalju elektroničkom poštom također se mogu učinkovito pratiti, posebno ako zatražite "potvrdu čitanja" kako biste pratili kada je primatelj primio i otvorio dokument. Time se izbjegavaju potencijalne tvrdnje da se račun gubi poštom. Ako izdajete račune na papiru, uključite omotnicu s plaćenom poštarinom kako biste potaknuli promptno plaćanje.
Unesite opcije plaćanja
Na računu treba navesti datum dospijeća plaćanja i navesti kazne ili naknade za zakašnjela plaćanja. Uključite upute za plaćanje fakture, kao što su online opcije, korporativni ček, blagajnički ček, uplatnica ili kreditna kartica tvrtke. U slučaju da klijent želi izvršiti uplatu u obliku bankovnog prijenosa ili debitne kartice telefonom, navedite direktni broj svom računovodstvenom odjelu.
