Dokumentacija je važna za svaku implementaciju sustava, a računovodstveni sustav nije iznimka. Dokumentiranje se obično radi na papiru ili putem interneta s objašnjenjima zašto je donesena određena odluka nad drugima. Dokumentacija je obično standard unutar tvrtke i obavlja se na isti način svaki put kad se implementira novi sustav, što olakšava čitanje i istraživanje bilo kojeg pitanja.
Rješavanje problema
Važnost dokumentacije računovodstvenog sustava jasno je vidljiva kada nešto pođe po zlu i ljudi moraju shvatiti kako to popraviti. Na primjer: sustav koji se plaća je dodavanje čudnih poreza određenim dobavljačima. Najlakši način da saznate uzrok ovog problema jest pregledati dokumentaciju da biste vidjeli kako je sustav postavljen i zašto. To je presudno kada se sustav prvi put koristi i ljudi pronalaze neočekivane probleme. Možda izvješće traži informacije koje ne postoje. Pregledavanje dokumentacije pomoglo bi u rješavanju problema prikazivanjem mjesta gdje su te informacije postavljene unutar sustava.
odluke
Dokumentiranje računovodstvenog sustava treba donositi odluke kao sustav koji se provodi. Mnogi sustavi omogućuju mnogo fleksibilnosti i, zajedno s fleksibilnošću, donose odluke. Na primjer, dokumentacija bi pokazala tko je odlučio koliko znamenki bi račun trebao imati i razloge zbog kojih je ta odluka donesena. To je vrlo važno kada tvrtka prolazi kroz velike promjene i novo rukovodstvo želi razumjeti odluke koje ljudi više ne donose. Možda su te odluke bile mudre; možda ne. Ali barem postoji neka dokumentacija o odlukama donesenim za tvrtku.
promjene
Kada sustav treba ažurirati s novom verzijom ili novim modulom, ispravna dokumentacija može pomoći u ubrzavanju procesa. To je ključno ako je program računovodstva posebno osmišljen za tvrtku. Svi tehnički detalji su vrlo važni pri razmatranju kompatibilnosti s drugim softverom i svim promjenama koje su potrebne programu. Na primjer, možda će vam trebati modul osnovnog sredstva i želite da taj modul prenosi informacije u glavnu knjigu. Dokumentacija bi vam trebala dati trag o tome možete li to učiniti, i ako da, što treba učiniti. Obično, informacijska tehnologija (IT) koristi dokumentaciju za tehničke informacije.
Format
Dobra dokumentacija za računovodstvene sustave obično je kombinacija dijagrama toka i teksta. Mnogo puta dijagram podataka pokazuje kako je sustav razvijen i implementiran bolje od teksta. To može biti malo komplicirano za razumijevanje, stoga provjerite ima li vaša dokumentacija legendu kako biste mogli slijediti koncepte.
Ostali formati za dokumentaciju su u obliku upitnika, gdje se postavljaju specifična pitanja, a odgovori se dokumentiraju. Na temelju odgovora, izvješća i drugih pitanja računovodstvenog sustava rješavaju se. Mnogo puta dokumentacija ima i dijagrame toka i upitnike.
Razmatranja
Mnoge tvrtke dokumentiraju kako i zašto je odabran neki računovodstveni sustav umjesto drugih. To korisnicima može dati doista dobru predodžbu o tome što je tada mislio, čak i ako nitko od donositelja odluka nije na raspolaganju za pitanja. Budući da implementacija sustava može biti skupa, zapisnici sastanaka su obično dostupni za dokumentiranje procesa odlučivanja. Možda je jedan ponuđač ponudio besplatnu obuku koja je bila privlačnija od druge. Dakle, čak i prije implementacije sustava, dokumentacija bi također trebala biti dostupna.
