Ponekad se ideja izrade politika i procedura može činiti neodoljivom. Međutim, temeljno razumijevanje ovog dokumenta i njegova svrha može pomoći. Prvi korak je učenje definicije ovih pojmova i onoga što ih čini drugačijima.
Savjet
-
Politika pruža široki pregled cilja tvrtke. Postupak pokazuje zaposlenicima točno što trebaju učiniti kako bi postigli cilj.
Politika nasuprot procesu
Glavna razlika između politike i postupka je ono što komunicira s vašim osobljem. Politika daje pregled stajališta tvrtke o nekom pitanju. Proces ili politika daje zaposlenicima upute o tome kako provoditi politiku.
Bilo koja politika u Vašem poslovanju trebala bi biti koncizna i jednostavna. Trebao bi prenijeti jasan cilj koji može razumjeti čak i novi zaposlenik. Samo pravila koja slijede ove smjernice mogu zadržati vaše poslovanje na putu.
Postupci zatim podržavaju politike koje imate. Proces bi trebao biti jasan i pokriti gotovo sve varijacije problema. Primjerice, postupak povrata treba uključivati što učiniti ako kupac ima račun, nema dokaz o kupnji ili je koristio predmetnu stavku. Bullet točke i kratki paragrafi mogu učiniti proces lakim za čitanje i uvažavanje.
Primjer za praćenje
IT smjernice i postupci važni su u mnogim tvrtkama. Uobičajena politika je da zaposlenici ne smiju pristupati društvenim medijima tijekom rada. Smjernice mogu reći da tvrtka pozdravlja zaposlenike za pristup društvenim medijima za vrijeme stanki ili kada je to potrebno za njihove radne funkcije.
Postupci za provedbu te politike mogu uključivati načine prijavljivanja neprikladne uporabe računala i korake koje nadzornici mogu poduzeti kako bi zaustavili ponašanje. Možete opisati zapovjedni lanac koji bi ta izvješća trebala slijediti i što zaposlenici mogu očekivati ako nastave kršiti pravila.
Vrste smjernica
Trebali biste izraditi postupke i pravila za svako područje vašeg poslovanja.Kada zaposlenici imaju pitanja o interakciji s klijentima, jedni drugima, upravljanju ili opremi, trebali bi biti u mogućnosti konzultirati smjernice.
Mnoge tvrtke imaju sveobuhvatnu politiku ponašanja zaposlenika koja postavlja pravila o tome kako osoblje treba oblačiti, djelovati i obavljati posao. Druga važna područja koja treba pokriti su disciplina, jednako postupanje, seksualno uznemiravanje, pohađanje, radna mjesta i sigurnost na radnom mjestu.
Nije uvijek jedan na jedan
Postupci često podržavaju pravila tvrtke. Međutim, ne postoji uvijek jedan-na-jedan omjer procesa i postupaka. Na primjer, možete kreirati pravila koja diktiraju da vaše osoblje mora biti slobodno od ilegalne uporabe supstanci, ne smije nikada seksualno uznemiravati druge zaposlenike i ne može uzeti novac iz registra. Tada možete imati jednu proceduru koja pokriva kako se obrađuju sva izvješća o tim ponašanjima.
Zašto stvarati procedure i pravila
Svako poslovanje s zaposlenicima treba politike i postupke za usmjeravanje radnika. Ove smjernice pomažu osigurati da svi u tvrtki odgovore na isti način na isti događaj. Ova dosljednost omogućuje vam, vlasniku tvrtke, da ponekad odustanete. Možete preuzeti druge zadatke i čak imati slobodan dan kada znate da vaši zaposlenici mogu voditi brigu o poslu.
To također može zadržati kupce vraćaju i izgraditi pozitivan imidž marke. Na primjer, klijenti koji imaju različita pravila povrata svaki put kad dođu, mogu kultivirati negativne osjećaje o Vašem brandu. Međutim, klijenti koji znaju što mogu očekivati znaju da mogu računati na vaše poslovanje.
Zaštitite svoje poslovanje
Drugi razlog za pisanje jasnih smjernica o pravilima i postupcima je da zaštitite svoju tvrtku od pravnih radnji. Istaknuti primjer toga su disciplinske smjernice. Trebali biste opisati očekivanja zaposlenika, disciplinske postupke i kada ćete morati otpuštati članove osoblja.
Pratite svoj postupak svaki put kada zaposlenik prekrši vaša pravila. Ako morate ukloniti nekoga iz svog osoblja, možete zadržati nezakonite tužbe za prekid. Dokumentiranje vašeg procesa daje vam dokaze da ste postupali zakonito.
