Čak iu ovom trenutku trenutne komunikacijske tehnologije, formalna poslovna pisma još uvijek se obično pišu. Postoji niz razloga zbog kojih osoba ili poslovni subjekt može napisati pismo, a ne poslati e-poštu ili faks. Kada šaljete poslovno pismo, tri glavna dijela - početak, sredina i kraj - moraju biti ispravno napisani.
Početak
Početak pisma sadrži informacije koje nisu izravno povezane s porukom pisma. Datum se pojavljuje pri vrhu. Sljedeće se upisuju adrese pošiljatelja i primatelja; međutim, ako se adresa pošiljatelja pojavi u zaglavlju ili podnožju pisma, ne mora se upisivati. Nakon toga slijedi referentna linija - koja se vidi kao "RE:" - koja je dio početne sekcije pisma koja se odnosi na poruku pisma. Ona sažima poruku u jednoj do osam riječi. Nakon toga mora postojati pozdrav ili pozdrav kojim se pismo upućuje. Tipično je u obliku "Poštovani gospodine" ili "Kojim se može odnositi" s dvotočkom nakon pozdrava; osobna pisma koriste zarez nakon pozdrava, ali poslovna pisma uvijek koriste dvotočku.
srednji
Sredina slova poznata je kao tijelo pisma. Sadrži osnovnu poruku. Prva rečenica treba uvesti temu koja se rješava. Sljedeći su detalji i točke razmatranja. Konačno, postoji zaključak. Tijelo pisma trebalo bi biti na mjestu i jezgrovito. Osobne stavke ili pitanja između pošiljatelja i primatelja ne treba uključiti kao dio poslovnog pisma.
Kraj
Postoji nekoliko osnovnih elemenata pisma koje čine njegov završetak. Zatvaranje poziva, kao što je "Iskreno" ili "S poštovanjem", je prikladno. Ispod toga ispisujete ime pošiljatelja. Uključite naslov pošiljatelja na isti redak kao i ime ili izravno ispod njega. Ostavite otprilike dva inča prostora između poziva na zatvaranju i imena pošiljatelja; ovaj prostor je za potpis pošiljatelja. Ako je pošiljatelj naveo i pripremio pismo, ta se osoba može potvrditi ispod imena i naslova pošiljatelja. Postoji nekoliko načina da to učinite. Najčešći način je da ukucate inicijale pošiljatelja velikim slovima, upišete kosu crtu (/) i upišete inicijale pripreme (npr. ABC / def). Prilozi moraju biti navedeni na kraju pisma. Upišite riječ "Prilog (3)" s tim da je broj 3 prilog uključen u mailing.
Slanje pisma
Pismo je uredno složeno kako bi se savršeno uklopilo u omotnicu poslovne veličine. Prilozi nisu spojeni na slovo. Poslovna pisma imaju ime primatelja upisano na kuvertu, a ne rukom. Mnoge tvrtke imaju unaprijed ispisane omotnice dizajnirane s logom tvrtke i adresom. To su najviše profesionalnog izgleda. Manje tvrtke mogu koristiti naljepnice s pretiskom adrese. To su prihvatljive, kao i tipizirane povratne adrese. Rukopis se ne smatra profesionalnim i treba ga izbjegavati.
