Zadržavanje kredita često je potrebno kada klijenti ne uspiju platiti kako je dogovoreno. Zadržavanje sprječava kupca da kupi dodatne proizvode ili usluge dok ne primite uplatu. Međutim, pismo zahtijeva pažljivo razmatranje kako bi se postigao cilj prikupljanja na račun, a klijenta se zadržava kao kupca. Moguće je da neki klijenti uznemireni pismom o zadržavanju računa mogu preuzeti svoje poslovanje negdje drugdje. Zato su i druge mogućnosti prikupljanja važne prije slanja pisma kao posljednjeg utočišta.
Pregledajte povijest plaćanja na računu. Potvrdite da je klijent primio brojne podsjetnike o plaćanju putem pošte i telefona.
Pišite pismo koristeći razumijevanje, ali jak ton dok pokazujete zahvalnost za kupca dok inzistirate na plaćanju. U prvom odlomku, zahvalite se klijentu na podršci Vašem poslovanju, i potvrdite da teška ekonomska vremena ili drugi razlozi mogu uzrokovati da bilo koji klijent zaostane na računu.
Objavite priznanje s prvom rečenicom u drugom paragrafu tako da stoji naglas. Napišite to: "Međutim, žao mi je što moramo odmah obustaviti vašu kreditnu karticu zbog neplaćanja." Ili upotrijebite različite riječi koje prenose istu poruku.
Detaljno navedite stanje u trećem stavku i točno recite što se mora dogoditi kako biste podigli kreditno zadržavanje. Navedite rok za plaćanje i obavijestite klijenta da je moguće zaduženje sakupljaču duga.
Završite pismo i ponovno se zahvalite klijentu na njegovoj odanosti. Upišite svoj izravni telefonski broj u pismo i pozovite ga da nazove kako bi razgovarao o načinu plaćanja.
