Memorandumi se često šalju mnogim ljudima u isto vrijeme i nisu namijenjeni personalizaciji kao poslovno pismo. Poslovni zapis je napisan kako bi dao upute ili obavijestio publiku. Ta publika može biti član vaše organizacije ili treća strana, kao što je klijent. Kada pišete memorandum klijenta, još je važnije da ostanete profesionalni tijekom čitavog podsjetnika i da pružite obilje informacija. Dodatni materijali, kao što su informacije o vašoj tvrtki, mogu biti uključeni u dopis klijenta.
Stvorite naslov memorije klijenta. Kategorije naslova su Za, Od, Datum i Predmet. Odjeljak Za treba uključivati sve klijente kojima šaljete dopis. Vaše ime ulazi u odjeljak Od. Datum slanja dopisa treba biti napisan nakon "Datum", a predmet dopisa treba jasno objasniti svrhu, kao što je "Dodatne informacije potrebne za projekt web-lokacije".
Napišite prvi paragraf s vašim klijentom na umu. Prvi odlomak trebao bi biti nekoliko rečenica koje ukratko objašnjavaju vašu svrhu memoranduma. Koristeći primjer projekta na web stranici, objasnili biste projekt na kojem radite za klijenta, zašto vam trebaju dodatne informacije i koje su to informacije. Ovo je sažetak, tako da još ne treba unositi pojedinosti.
Napišite tijelo bilješke, što je obično nekoliko paragrafa. Ovdje ćete uključiti pojedinosti o klijentovoj referenci. Na primjer, možete razgovarati o tome s kojim aspektom projekta web-lokacije imate problema i koje specifične informacije trebate od klijenta.
Uključite korake koje morate poduzeti, ako je primjenjivo, u završnom odlomku. Informativni podsjetnici, kao što je ažuriranje klijenta o novom pravilu tvrtke, neće trebati ovaj odjeljak. Međutim, u primjeru projekta na web-mjestu, trebate objasniti klijentu kako vam se dopadaju dodatne informacije. Ako se od klijenta ne traži nikakva radnja, možete dati svoje podatke za kontakt u slučaju da ima pitanja. Ne zaboravite mu zahvaliti za svoje vrijeme.
