Kako bi svojim zaposlenicima platili za pružene usluge, poslodavci moraju osmisliti sustav plaća. Kroz ovaj sustav poslodavac obavlja obradu plaća, što mora biti učinjeno na vrijeme i točno kako bi se osiguralo da zaposlenici primaju svoje plaće u skladu s tim. Vrsta platnog sustava koji se koristi u potpunosti je na poslodavcu.
Ručni obračun plaća
Ručni sustav obračuna plaća obavlja se ručno. To znači da se svi izračuni plaća izvode na papiru; to uključuje izračun sati, zakonskih odbitaka (poreza) i nedobrovoljnih odbitaka (zdravstvene i mirovinske naknade). Prednost korištenja ručnog sustava za obračun plaća je u tome što trošak vrlo malo košta. Međutim, potrebno je puno vremena i energije za obradu ručnog obračuna plaće. Osim toga, postoji više prostora za pogreške u ovoj metodi. Kao rezultat toga, plaće zaposlenika i porezne prijave podložni su netočnosti. Pogotovo, greške u podnošenju poreza mogu biti skupe zbog kazni od strane vlade.
Kompjuterizirana plaća
Kompjuterizirani sustav obračuna plaća je kada poslodavac kupi softver za plaće i koristi ga kao sredstvo za obradu platnog spiska. Ova metoda je mnogo brža od ručnog sustava za obračun plaća. Neke tvrtke najam in-house plaće osoblje za obradu njihove plaće kroz kompjuterizirana platni sustav. Osoblje za obračun plaća odgovorno je za uplatu svih plaća koje se isplaćuju u sustav. Sustav izračunava plaće, pohranjuje podatke o plaćama i ispisuje čekove. Profesionalni platni spisak također može pristupiti izvješćima o plaćama, što mu omogućuje da provjeri greške i ispravi ih prije nego što zaposlenik primi plaću. Kompjutorizirani platni spisak također smanjuje količinu papirologije koju treba podnijeti, jer se većina informacija iz platnog spiska može pohraniti u sustav.
Vanjski platni spisak
Nekoliko poslodavaca radije outsource svoje plaće za tvrtke kao što su Paychex i ADP. Ova vanjska usluga omogućava poslodavcu više vremena da se usredotoči na pitanja vezana uz obračun plaća. Vanjska služba za obračun plaća općenito je odgovorna za cjelokupnu obradu plaća svojih klijenata, uključujući prilagodbe plaća, porezne prijave i izdavanje W2. Sve što poslodavac mora učiniti je da proslijedi podatke koji se isplaćuju za svaki datum plaćanja u tvrtku za obračun plaća; za naknadu, plaće tvrtka preuzima platni spisak odgovornosti.
Odabir sustava
Vrlo male tvrtke (manje od 10 zaposlenika) mogu koristiti sustav ručnog obračuna plaća ako je vrijeme uobičajeno da ostaje ista po plaćenom razdoblju. Međutim, ovaj sustav postaje toliko zastario, mnoge tvrtke te veličine odlučuju se za kompjuterizirani sustav ili vanjsku uslugu obračuna plaća. Veća poduzeća obično zapošljavaju osoblje za obračun plaća i koriste kompjuterizirani sustav plaća u kući ili koriste vanjsku uslugu obračuna plaća.
Složenost plaća
Složenost platnog spiska često će odrediti koju vrstu sustava plaća poslodavac treba. Primjerice, ako postoji obrada u više država, nekoliko narudžbi i narudžbe za djecu, te različite stope plaća i plaćeni ciklusi, poslodavac je bolje koristiti kompjuterizirani sustav plaća s osobnim osobljem za plaće ili povjeriti svoj platni spisak vanjski obračun plaća.
