Vaša je organizacija upravo izradila novi program i morate o tome obavijestiti svoje klijente. Najlakši način da to učinite je da svakom klijentu pošaljete pismo u kojem ga obavještavate o programu. Da biste privukli pažnju klijenta, vaše pismo mora biti zanimljivo kako bi on / ona pročitao, a vaše pismo mora biti informativno kako bi on / ona točno shvatio o čemu se radi. Čak i ako program ima koristi od vašeg klijenta, ljudi imaju tendenciju da nerado čitaju izravnu poštu, tako da morate postići pravu ravnotežu između informacija i uvjeravanja.
Upišite datum i preskočite redak. Upotrijebite funkciju spajanja pošte na vašem programu za obradu teksta da biste dodali imena i adrese klijenata ili ih izostavili ako želite opće pismo.
Preskočite dodatnu liniju i upišite "Poštovani gospodine / gospođice. (Ime klijenta)", a zatim dvotočku ili upišite "Poštovani klijent" i nakon toga dvotočku za opći pozdrav. Imajte na umu, međutim, da je veća vjerojatnost da će ljudi čitati poruke koje su im upućene, tako da ako možete dodati imena i adrese klijenata, trebali biste to učiniti.
Pismo započnite s nečim što će privući pozornost klijenata. Relevantna činjenica ili statistika mogla bi ih zanimati; na primjer. "Jeste li znali da svojoj djeci možete osigurati 50,00 dolara mjesečno za naš novi program?" Počevši od izravne koristi kao što je to će uhvatiti pozornost klijenata i potaknuti ih da pročitaju više.
Navedite opće pojedinosti o programu. Osigurajte dovoljno informacija da klijenti mogu donijeti informiranu odluku, ali ne toliko da ćete ih preplaviti sitnim slovima. Recite im gdje mogu dobiti pojedinosti; na primjer, stavite na svoje web stranice detalje i paket dobrodošlice, zajedno s programskom aplikacijom.
Recite klijentima što učiniti ako su zainteresirani. Navedite telefonski broj ili web-mjesto na koje se mogu prijaviti. Navedite relevantne datume, mjesta i rokove, ako je primjenjivo.
Zatvorite slovo tako da upišete "S poštovanjem" i preskočite tri mjesta u retku. Upišite svoje ime. Ispišite slova na web-mjestu svoje organizacije i potpišite svoje ime iznad svog upisanog imena u svakom pismu. Ako ne možete potpisati svaku kopiju, napravite grafiku svog imena i umetnite je u dokument tako da kada ispišete slova, svaki će imati "potpis".
