Zaposlenici na svim razinama možda će morati napisati memorandume o najavi (obično se spominju kao dopisi) kao dio svojih poslova. Pisanje učinkovitih bilješki pozitivno se odražava na osobu koja ih je napisala, jer je to znak dobrih komunikacijskih vještina. Obavještenja zaposlenicima pružaju pozitivne i negativne vijesti u cijeloj organizaciji. Oglasi za promociju i otvaranje novih radnih mjesta često se dobivaju uzbuđeno, dok promjene u politici i smanjenja objava mogu izazvati tjeskobu i stres. Izrada čvrste poruke pomaže u dostavi jasnih i pozitivnih poruka.
Identificirajte ključnu poruku koju pokušavate prenijeti. Razmislite o tome hoće li vijesti biti dobrodošle ili ne, i upotrijebite ove informacije da biste odlučili kako najbolje oblikovati poruku koja se šalje. Negativne poruke trebat će više informacija o tome zašto se nešto radi, dok se pozitivne poruke mogu usredotočiti na vijesti koje se dostavljaju bez dodavanja detaljnih informacija o pozadini događaja.
Saznajte kako četiri osnovne komponente podsjetnika. Najbolji memorandumi drže se prihvaćenog formata prepoznatog u poslovnom pisanju. Na taj način, pisci bilješki ostaju neutralni u svojim najavama i ne izgledaju pristrano. Memorandumi sadrže četiri ključna dijela: naslov, otvaranje, tijelo i zaključak.
Izradite naslov. Naslovi uključuju četiri glavna dijela: do, od, datuma i teme. Polje “To:” uključuje popis primatelja i njihove nazive. Polje “Od:” uključuje ime i naslov osobe s koje je dopis poslan. Polje "Datum:" najčešće je datum kada je dopis dostavljen, u odnosu na datum kada je izrađen ili izrađen. Polje “Subject:” obavještava primatelje o svrsi dopisa. Ta su polja slična poljima koja se uobičajeno koriste u porukama e-pošte i svaki se pojavljuje na sljedeći način:
Za: Od: Datum: Tema:
Napišite početak dopisa. Prvi odlomak usredotočuje se na svrhu komunikacije. uključujući sve pozadinske informacije koje su potrebne kako bi se primateljima pomoglo razumjeti obavijest.
Napišite tijelo bilješke. Tijelo uključuje sve detaljne informacije koje primatelji trebaju znati. Promocije mogu uključivati informacije o novom poslu i odgovornostima zaposlenika, kao i kada će preuzeti novu ulogu. Promjene politike trebale bi uključivati informacije o tome kada će nova politika postati učinkovita i kako će utjecati na zaposlenike.
Napišite zaključak dopisa. Dobar zaključak govori zaposlenicima što trebaju učiniti kako bi se pripremili za promjene.
Odvojite malo vremena od dopisa i vratite se na njega kako biste ga uredili svježim očima. Dobro napisani dopisi nemaju gramatičkih pogrešaka i pružaju jasne poruke.
