Ide bez papira važan je korak za posao koji želi sudjelovati u zelenom životu. EPA procjenjuje da Amerikanci godišnje troše oko 99 milijuna tona papira, a papir čini 34 posto otpada u ovoj zemlji. Ako šaljete račune i druge komunikacije svojim klijentima redovito putem pošte, morate ih unaprijed obavijestiti o svojoj namjeri da odete bez papira.
Razjasnite i odredite vremenski okvir za bez papira, kao i sve zahtjeve koje korisnik mora ispuniti kako bi primio račune za papir. Na primjer, u mnogim slučajevima možda ćete morati dobiti dopuštenje klijenta da prestanete slati papirnate izjave poštom prije nego što ga prebacite na bespapirno plaćanje.
Promijenite uvjete ugovora kako biste uključili ažuriranje o naplati bez papira. Uključite informacije o tome je li ona opcionalna ili potrebna za klijente koji idu naprijed.
Napravite poruku s jasnim uputama o tome kako klijent može potvrditi primitak vaših podataka o naplati bez papira. Na primjer, pored obavijesti s popisom aktivnog datuma za naplatu bez papira, možete uključiti i web-lokaciju ili telefonsku liniju za "uključivanje".
Uključite obavijest o svojoj odluci da odete bez papira u odjeljku s porukom posljednjih nekoliko novčanica za kupca. Označite područje u boji ili fontu koji se ističe kako biste privukli njegovu pozornost. Svakako uključite i ažurirane izraze s tim e-poštom.
Pošaljite klijentima zasebnu razglednicu s podsjetnikom koja sadrži poruku o namjeri da prestanete slati papirne račune.
Pošaljite e-poštu na popis klijenata kako biste ih obavijestili o odluci o naplati bez papira. U tom slučaju možete izravno povezati klijenta s vašom web-lokacijom kako biste omogućili izbor po potrebi.
Savjet
-
Objasnite neke od prednosti odlaska bez papira u komunikaciji s klijentom.
Posavjetujte se s odvjetnikom prije nego što prijeđete na plaćanje bez papira kako biste osigurali da poštujete sve državne i savezne zakone.
