Bilo da naručujete robu, prijavljujete se za radno mjesto, tražite sredstva, izražavate zahvalnost ili se žalite, kad god se bavite organizacijom, morate napisati poslovno pismo. Trebate slijediti utvrđene procedure i uključiti potrebne komponente u svako pismo koje pišete. Počnite s listom papira sa zaglavljem koji sadrži adresu vaše organizacije. Alternativno, možete stvoriti svoj osobni zaglavlje koje uključuje vaše puno ime, adresu, poštanski broj, telefonski broj i adresu e-pošte.
Datum
Ostavite barem jedan prazan red između zaglavlja ili zaglavlja i datuma. Koristite američki format datuma, primjerice, 23. svibnja 2011., prilikom pisanja organizacijama u Sjedinjenim Državama. Nemojte koristiti subskripte kao što je 2nd. Možete lijevo opravdati datum ili karticu do središnje točke i upisati datum.
Unutarnja adresa
Unutarnja adresa ili adresa primatelja započinju jedan inč (tri prazna retka) ispod datuma. Uvijek je lijevo opravdana. Dvaput provjerite pravopis imena primatelja i poštanske adrese. Uključite osobni naslov, kao što su gospodin, gospođa, dr., Gospođa ili gospođica, i poslovni naziv kao direktor marketinga. Ako niste sigurni u bilo koji naslov, nazovite recepcionera u organizaciji.
Pozdrav
Ostavite prazan redak iza unutarnje adrese. Ako poznajete primatelja, možete upotrijebiti njezino ime, primjerice, Draga Mary. U drugim slučajevima, upotrijebite njezin osobni naslov i prezime, na primjer: Draga gospođo Johnson. Ako niste sigurni o spolu primatelja, upotrijebite puno ime. Nakon pozdrava možete uključiti zarez ili dvotočku ili izostaviti bilo koju interpunkciju.
Tijelo
Ostavite praznu crtu nakon pozdrava. Jedan prostor i lijevo opravdavaju paragrafe u tijelu slova. Većina pisama sadrži najmanje tri odlomka. U prvom stavku uvesti svrhu pisma. Ako odgovarate na oglas za posao, navedite mjesto i navedite njegov izvor. Na primjer, možete napisati "Pozicija direktora marketinga oglašenog na mreži točno opisuje moje vještine i sposobnosti".
Drugi i treći paragraf sadrže specifične pojedinosti koje podržavaju tu svrhu. Na primjer, ako se žalite na proizvod ili uslugu, navedite datum kupnje, broj računa i razlog nezadovoljstva.
Koristite posljednji odlomak da ponovite svrhu i očekivani odgovor. Na primjer, napišite "Molimo kontaktirajte mene osobno ako imate bilo kakvih pitanja ili komentara u vezi s našom novom proizvodnom linijom. Radujem se Vašoj poslovnoj dopisnoj potrebi još mnogo godina." Ostavite prazan red između svakog odlomaka.
zatvaranje
Ostavite prazan redak nakon posljednjeg stavka slova. Zaključite pismo odgovarajućim dopunskim zatvaranjem, kao što je S poštovanjem, Svoje, ili Srdačno vaše. Ako dvaput ili zarez slijedi pozdrav, uključite zarez nakon zatvaranja. Ostavite tri do četiri prazna retka za svoj potpis. Završite s tipkanim potpisom i naslovom, na primjer, John Stewart, voditelj prodaje.
