Novac je najlikvidnija imovina društva. To je bitno za plaćanje računa i iskorištavanje financijskih mogućnosti. Tvrtke primaju gotovinu iz različitih izvora, uključujući isplate od kupaca, dividende na ulaganja i prodaju opreme i potrošnog materijala, među mnogim drugim izvorima. Novčani računi većine tvrtki doživljavaju brojne transakcije tijekom obračunskog razdoblja. Oni bilježe detaljne informacije o tim transakcijama u knjizi gotovine.
Podružnica Glavna knjiga
Tvrtke koriste i glavnu knjigu i pomoćne knjige kako bi pratile financijske transakcije tvrtke. Glavna knjiga sadrži podatke o računu za svaki račun koji tvrtka koristi. Pomoćne knjige pružaju detaljne informacije o određenim računima. Novčana knjiga predstavlja jednu vrstu pomoćne knjige. Novčana knjiga bilježi detaljne informacije za odvojene novčane račune. Ti računi mogu biti odvojeni na temelju pojedinačnih bankovnih računa ili na temelju pojedinačnih lokacija.
Određene račune
Neke tvrtke imaju nekoliko bankovnih računa. Svaki bankovni račun može se koristiti za kontrolu određenih funkcija unutar tvrtke. Mnoge tvrtke, na primjer, koriste jedan bankovni račun isključivo za obračun plaća, izdavanjem svih stavki iz platnog spiska i povremenim polaganjem dovoljnih sredstava za pokriće svih izdanih stavki. Gotovinska knjiga vodi poseban popis transakcija i tekuće stanje za svaki pojedinačni bankovni račun. Kad god tvrtka izdaje isplatu ili uplaćuje depozit na određeni račun, ona evidentira to plaćanje na odgovarajući račun blagajne.
Pojedine lokacije,
Neke tvrtke održavaju zasebne novčane račune za pojedinačne tvrtke. Svaki novčani račun koristi se za kontrolu određenih gotovinskih transakcija primjenjivih na određenu lokaciju. Gotovinska knjiga održava poseban popis transakcija i tekuće stanje za svaku lokaciju. Kad god lokacija izdaje uplatu ili bilježi depozit, transakcija se bilježi na odgovarajućem kontu glavne knjige.
Novčani saldo
Zbroj svih računa računa gotovine mora biti jednak ukupnom novčanom saldu evidentiranom u glavnoj knjizi društva. Na kraju mjeseca, tvrtka pregledava svaki račun glavne knjige i usklađuje stanje s računa s rezervnom dokumentacijom, koja uključuje stvari kao što su bankovni izvještaji, depozitni listići i otkazani čekovi. Nakon usklađivanja svakog računa gotovinske knjige, tvrtka iznosi ukupna stanja svih gotovinskih računa i uspoređuje ovaj iznos s primarnim novčanim računom. Sva se odstupanja moraju istražiti.
