Ako kupujete robu ili usluge od dobavljača, vjerojatno imate interes u mjesečnim transakcijama s tim tvrtkama. Isto vrijedi i za sve kupce koji kupuju robu ili usluge od vas kao vlasnika tvrtke. Kako bi pružili detaljno računovodstvo o mjesečnim aktivnostima klijenta ili klijenta, mnoge tvrtke nude račun. Iako ih neke tvrtke još uvijek šalju poštom, one se također mogu osigurati putem e-pošte ili web-portala. Dokument služi kao ljubaznost i pomaže vašim klijentima u usklađivanju vlastitih knjiga.
Savjet
-
Izjava o računu je dokument koji klijentu prikazuje obračun svake transakcije unutar određenog ciklusa naplate.
Što je Izjava o računu?
Izjava o računu sadrži popis transakcija klijenta za određeni vremenski okvir. Slično bankovnom izvodu koji ste primili za vlastite financijske transakcije, poslovni izvještaj o računu detaljno prikazuje datum početka i završetka, početno stanje, završno stanje i sva dugovanja i kredite koji su se dogodili između ta dva datuma.
Općenito, tvrtke šalju izjavu o računu samo klijentima koji imaju račun i koji su potpisali odgovarajuće ugovore. Ovisno o vašim osobnim željama, možete odlučiti poslati samo izjave o računu onima koji su imali aktivnost u određenom mjesecu. To je posebno korisno ako imate neke klijente koji od vas ne kupuju svaki mjesec. To će vam uštedjeti dodatni trošak slanja izvještaja s nultim saldom.
Formatiranje Izjave o računu
Ako nikada niste sastavili izjavu o računu, možda ne znate kako je oblikovati. Dobra vijest je da postoji mnogo predložaka koji vam mogu pomoći, uključujući i neke u programu Microsoft Word. Jednostavno, na vrhu treba imati riječi "izjava o računu" i navesti ime i adresu klijenta pod "do" i svoje ime i adresu pod "iz". Potom ćete detaljno opisati svaku transakciju koja se dogodila tijekom mjeseca, uključujući sve kupnje i kredite i održavanje tekućeg stanja u krajnjem desnom stupcu dok idete. Na dnu bi trebao biti naveden ukupni iznos koji se mora navesti, kao i upute o tome kako platiti.
Ako se vaš klijent automatski naplaćuje, svakako to jasno navedite u izjavi. Ovo je izjava samo za informacije. Vaši klijenti možda imaju posla s hrpom faktura i izjava i nemaju vremena sortirati vlastite zapise kako bi utvrdili jesu li još platili ili nisu. Ako trebate priložiti račun na dno kako biste izbjegli ispisivanje zasebnih izjava za one koji se automatski vrate, svakako primijetite na tom računu da će plaćanje biti terećeno kako bi se izbjegla dvostruka plaćanja.
Što je bankovni izvod i njegova svrha?
Kada tvrtke izdaju izjave o računu, to često čine kao pogodnost klijentima iako to dodatno košta, osobito ako ih šaljete poštom. Troškovna učinkovitost ove vrste ljubaznosti može biti upitna ako je ne možete povezati izravno s povećanjem broja klijenata koji plaćaju svoje račune na vrijeme. Ako kontinuirano primaju obavijest o svojim transakcijama zajedno s računom koji olakšava plaćanje, oni zapravo mogu izvršiti plaćanje umjesto da ga odgađaju na stranu dok ne mogu provjeriti što su kupili u prethodnom mjesecu.
Na kraju kupca, svrha izvoda računa je olakšati knjigovodstvo. Vaši klijenti vjerojatno imaju niz računa koji dolaze svakog mjeseca, što znači da je vaš jedan od mnogih. Informacije koje pružate mogu se lako usporediti s vlastitim knjigama. Kako godina napreduje, oni mogu pogledati povijesne podatke vezane uz posao koji rade s vama i koristiti te informacije za postavljanje budućih predviđanja proračuna.
Primjeri računa
Najbolji primjer izjave o računu je bankovni izvod koji dobivate svaki mjesec. Ovo ćete dobiti za sve svoje račune, uključujući vaše osobne bankovne račune, sve račune ulaganja koje posjedujete, kreditne kartice i vlastite financijske račune tvrtke. Obično ima datum početka do kraja, početnu bilancu, završnu bilancu i dnevnik svih transakcija koje su se dogodile tijekom tog vremenskog okvira.
Kao i kod izvoda računa za vašu tvrtku, bankovni izvadak može se poslati poštom u papirnatom obliku ili se može pogledati na mreži. Ako je povezana s vašom kreditnom karticom, vjerojatno ćete na dnu izvatka računa vidjeti račun koji uključuje iznos koji trebate platiti i datum dospijeća. Za razliku od izvoda računa, bankovni izvod može doći čak i ako niste imali transakcije za taj mjesec.
Ciljevi izvoda banke
Cilj bankovnog izvoda je transparentnost. Korisnici žele vidjeti sve transakcije prijavljene na svojim računima tijekom cijele godine. Prije online bankarstva, klijenti su pratili svoje transakcije u registru čekova i pomirili iznos kada je taj mjesečni izvještaj stigao poštom. Ako su zaboravili zabilježiti transakciju, vidjet će je na izjavi i moći će brzo riješiti pogrešku. Isto tako, tvrtke su također pratile svoje financijske transakcije u knjigama na papiru i dvostruko provjerile iznose s mjesečnim izvješćem.
Tehnologija je sve to promijenila. Sada se tvrtke i pojedinci mogu prijaviti oko sat i vidjeti najnovije informacije o transakcijama. Nema potrebe voditi evidenciju o radu, ali ako doista žele ostati u tijeku, mogu postaviti račune kako bi ih upozorili svaki put kad dođe do nove transakcije. Za tvrtke, računovodstvo i knjigovodstveni softver olakšava održavanje stalnog pregleda svih troškova poslovanja.
Koja je razlika između fakturiranja i naplate?
Budući da izjave na računu mogu sadržavati račun na dnu, lako se može zamijeniti računom ili računom. Možda ćete primijetiti da vaš mjesečni račun za kabelsku televiziju, na primjer, sadrži informacije o raznim naknadama, te da uključuje i odrezani listić na dnu da biste mogli izvršiti uplatu ako ne plaćate elektronički. Riječ je o računu, a ne o računu jer ne navodi pojedinosti o svakoj transakciji koja se pojavila na vašem računu tijekom razdoblja izvatka.
Međutim, razlika između računa i računa može biti još suptilnija. Pojmovi se često koriste naizmjenično, ali razlika je u načinu na koji se primatelj odnosi na njih.Poduzeće često traži fakturu, što je dokument kojim se dokazuje zaduženost jedne osobe drugoj. Rijetko je da ćete osobu nazvati račun za kabelsku uslugu kao fakturu, a kad stigne poštom, obično je označena kao račun, dok faktura obično dolazi s zaglavljem koje glasi "dostavnica".
Još jedna razlika između njih je da se račun može smatrati oblikom kredita. Klijent ima određeno vremensko razdoblje za plaćanje nakon ispunjenja zahtjeva za proizvodom ili uslugom. Račun, s druge strane, treba biti u vrlo strogom roku. Ako nakon večere u restoranu dobijete račun, taj je rok odmah. Međutim, vaš račun za vodu mogao bi se tehnički nazvati računom jer ga možete platiti do nekoliko tjedana, što znači da vam komunalno poduzeće pruža kredit kao ponavljajućem klijentu. Ovo je mjesto gdje razlika između ta dva može biti mutna.
Koliko je mjesec mjesečni izvještaj?
Izvodi računa slijede ciklus naplate koji ovisi o postavkama tvrtke koja ih izdaje. Ciklus naplate definira se kao vremensko razdoblje između jedne izjave do sljedećeg. Svaki ciklus naplate ima jasan početak i kraj, a novi ciklus započinje čim se završi prethodni ciklus. Ako se izjave šalju klijentima, one obično neće biti u njihovim rukama na dan završetka ciklusa, ali datum početka i završetka ciklusa obično se ispisuje na njemu.
Računovodstveni ciklusi imaju tendenciju da slijede industrijske standarde, tako da može pomoći u pretraživanju. Vaši ciklusi naplate mogu biti u rasponu od 20 do 45 dana, ali možda je lakše postaviti ciklus izvoda računa u rasponu od 30 dana. Također možete odabrati slanje izvješća o računu za mjesečni ciklus naplate, što znači da će započeti prvog dana u mjesecu ili posljednjeg dana u mjesecu.
Rukovanje kasnim plaćanjima
Nažalost, povremeno će postojati barem jedan klijent koji kasni s plaćanjem. Možete poslati kasno obavijesti ili čak pokupiti telefon i nazvati, ali često u tom slučaju može doći do iskaza računa. Vaš kupac možda želi vidjeti točno što se naplaćuje. Možda ćete primijetiti da ste proslijeđeni drugom odjelu, gdje ti stručnjaci žele sažetak stavki koje još nisu plaćene.
Ako račun još uvijek nije plaćen tijekom duljeg vremenskog razdoblja, morat ćete prebaciti račun u zbirke. Izjavom o računu moguće je detaljno objasniti što se duguje jer se predaje usluzi treće strane koja će pokušati prikupiti podatke. Također ćete morati voditi računa o kamatama za nepodmirena plaćanja, kako je navedeno u fakturi ili početnom ugovoru koji ste potpisali s klijentom. Ako ikada budete morali nekoga odvesti na sud, bitno će biti detaljno izvješće o svim transakcijama.
Elektronski računi
Kupci se sve više oslanjaju na elektronske komunikacije za sve, uključujući račune i bankovne izvještaje. Izjavu o računu možete poslati e-poštom svakom klijentu na određeni datum, a šanse su da će biti zadovoljne s tim. Međutim, neke tvrtke smatraju učinkovitijim postavljanje internetskog portala. Svim redovnim korisnicima omogućit će se postavljanje korisničkog imena i lozinke. Mogu se prijavljivati onoliko često koliko žele pristupiti ažuriranim informacijama o računu, zatražiti proizvode ili usluge, dobiti pomoć za problem i još mnogo toga.
Najveći negativan aspekt pristupa portalu je to što zahtijeva dodatni napor na kraju klijenta za postavljanje profila i zapamtite da se prijavite. Ako stvari uredite na ovaj način, to može pomoći da klijenti budu obaviješteni svaki put kad nova stavka je objavljeno. Ako to nije moguće, elektronički pristup temeljen na porukama e-pošte može bolje funkcionirati.
Izjave o sigurnosti računa
Banke shvaćaju da je krađa identiteta stvarna briga za njihove članove i poduzimaju mjere kako bi informacije bile što sigurnije. Za tvrtke, ova ista ljubaznost treba primijeniti na sve izjave o računu koje šaljete svojim klijentima. Razmislite o umu kriminalca i pobrinite se da, ako račun završi u pogrešnim rukama, uključene informacije nisu dovoljne za počinjenje krađe identiteta.
To vrijedi i za sve elektroničke izjave koje izdate. Ako klijentima e-poštom pošaljete poruku da su njihove izjave sada dostupne, zamislite treću osobu koja će dobiti pristup toj poruci e-pošte. Ima li dovoljno informacija za slučaj prijevare identiteta? Ako morate ponovno poslati korisničku lozinku, ne šaljite lozinku u obliku e-pošte. Umjesto toga, pošaljite im vezu koju mogu upotrijebiti za postavljanje nove zaporke i razmotrite zahtijevanje identifikacijskih podataka za svakoga tko treba ponovno postaviti. Možete zatražiti da znaju ime vlasnika računa, ulicu, majčino djevojačko prezime ili neku drugu vrstu verifikatora.
