Osamdesetih i devedesetih godina samo srednja i velika poduzeća mogla su priuštiti skupi informacijski sustavi za ljudske resurse (HRIS). Ti su programi zahtijevali velika računala velikih računala i visoko kvalificirane programere za njihovo upravljanje i održavanje. Danas gotovo svaka tvrtka ne samo da može priuštiti, već i trebati, informacijski sustav za ljudske resurse. Čak i tvrtka s manje od 10 zaposlenika može kupiti osnovni HRIS program koji se može instalirati na stolno računalo kako bi se automatizirali osnovni procesi upravljanja ljudskim resursima.
Što je HRIS?
U osnovi, HRIS je baza podataka ili kombinacija baza podataka koje dijele informacije. Primjerice, baza podataka za zapošljavanje zaposlenika obuhvaća sve informacije vezane za aplikacije za posao. Kada tvrtka zaposli novog zaposlenika, osnovne demografske informacije te osobe dijele se s drugim HRIS modulima tako da članovi osoblja HR-a ne moraju ponovno unijeti podatke.
Automatizacija i pojednostavljenje procesa
HRIS ima tri osnovne komponente - informacije o zaposlenicima, plaće i beneficije. One predstavljaju osnovne poslovne funkcije odjela za ljudske resurse organizacije. HRIS pomaže automatizirati i pojednostavniti te procese, čime se osoblje HR-a oslobađa rada na projektu i rješavanja problema. Primjerice, zaposlenici koriste identifikacijski broj ili "prelaze" identifikacijsku karticu zaposlenika kako bi svakog jutra provjerili elektronički sat koji automatski prenosi podatke u HRIS. To eliminira potrebu za osobljem za obračun plaća da ručno unese radno vrijeme zaposlenika s papirnatih kartica u platni sustav.
Proces prijave na posao još je jedan dobar primjer kako HRIS može smanjiti troškove. U mnogim tvrtkama kandidati se prijavljuju za posao putem Interneta. To znači da osoblje HR-a više ne mora fizički rukovati, sortirati i prosljeđivati prijave odgovarajućim odjelima.
Izvješćivanje i podrška odlučivanju
Budući da su osnovni HR procesi automatizirani i sve potrebne informacije pohranjene u povezanim bazama podataka, HRIS pojednostavljuje izvještavanje i aktivnosti podrške odlučivanju. Većina sustava uključuje niz standardnih izvješća o ljudskim resursima koja se mogu koristiti za upravljanje poslovanjem i planom za budućnost, kao što su, na primjer, kompenzacija plaćenim razdobljem i godinom do datuma, upisivanje pogodnosti i vrijeme i nazočnost zaposlenika. Mnogi HR sustavi omogućit će korisnicima da razviju ad hoc izvješća kako bi analizirali specifična pitanja ili identificirali trendove koji će pomoći upravljanju u strateškom planiranju.
Podrška pravnoj usklađenosti
Ovi sustavi generiraju izvješća i dokumentaciju koju zahtijevaju državne i federalne agencije, kao što su W-2 plaća i porezna izjava, Komisija za jednake mogućnosti zapošljavanja EEO-1 i detaljno izvješće poslodavca, te Izvješće o bolestima i povredama odjela rada (OSHA 301). Izvješće).
HRIS može pomoći poduzećima s dogovorenim ugovorima o radu uključivanjem zahtjeva ugovora u svakodnevne operacije, kao što je praćenje staža u svrhu unapređenja, otpuštanja i povećanja plaća. Informacijska tehnologija također pomaže Odjelu za ljudske resurse u praćenju problema pritužbi i uspješnosti zaposlenih.
HRIS linkovi
Ovisno o sofisticiranosti sustava, HRIS program će omogućiti razmjenu podataka i integraciju s drugim bitnim poslovnim sustavima, kao što su financije i upravljanje lancem opskrbe. Osim toga, neki sustavi mogu osigurati mrežne veze s njihovim nositeljima zdravstvenog osiguranja i upraviteljima mirovinskih fondova. To omogućuje poslodavcu i nositelju osiguranja ili upraviteljima fondova da brzo i jednostavno dijele informacije o zaposlenicima.
HRIS također povezuje odjel za ljudske resurse tvrtke s voditeljima i zaposlenicima. Korištenje Intraneta - sigurne privatne računalne mreže u vlasništvu i pod upravom tvrtke - zaposlenici mogu upisati svoje radno vrijeme, upisati se u programe pomoći ili u tečajeve kontinuiranog obrazovanja te primati komunikaciju od HR odjela.
