Pisma su važna sredstva za komunikaciju osobnih i poslovnih osjećaja. Međutim, osobna se pisma znatno razlikuju od njihovih poslovnih partnera. Da biste prikazali pravilan poslovni etiket tijekom transakcija u vašoj tvrtki, trebali biste prepoznati te razlike i nastojati ne miješati stilove slova. To će vam pomoći da izgledate profesionalno prema zaposlenicima, klijentima, dioničarima i investitorima.
Format
Poslovna pisma i osobna pisma su različito formatirana. Uz neke manje varijacije, poslovna pisma obično imaju margine od 1 inča. Oni također imaju jedan razmak, s dvostrukim razmakom samo između stavaka i uvodnih podatkovnih linija (npr. Datum, predmet). Pismo je lijevo opravdano bez uvlačenja odlomaka. Poslovna pisma također se uvijek upisuju. Nasuprot tome, osobna pisma mogu imati gotovo svaki format. Na piscu je da odluči kako želi da se pojavi osobno pismo. Osobno pismo tradicionalno je rukom pisano, ali s napredovanjem tehnologije, mnogi ljudi upisuju osobna pisma na svoja računala jer je brže pisati nego ručno pisati.
Sadržaj
U poslovnom pismu sadržaj je uvijek objektivno orijentiran - to jest, svrha pisma je transparentna. S osobnim pismom, sadržaj može pokriti mnoge različite teme, a više se naglašava povezivanje prošlih događaja i emocija nego rješavanje problema. Osobna pisma mogu biti mnogo vijugavija. Osobna pisma mogu se dotaknuti nekih poslovnih ili financijskih pitanja, ali poslovna pisma nikada ne raspravljaju o osobnim pitanjima, osim ako ta pitanja izravno utječu na poslovanje.
Jezik i interpunkcija
Poslovna pisma koriste više formalni jezik nego osobna pisma. Pisci posebnu pozornost posvećuju odabiru riječi jer izbor riječi može napraviti veliku razliku u pravnim pitanjima. Pozdravi i zatvaranja su pristojni i odnose se na odgovarajuće naslove (npr. Predsjednik Edwards, gospođica Neman). Koloni se više koriste u poslovnim pismima nego osobnim pismima, osobito nakon pozdravnih poruka i uvodnih oznaka za podatke (npr. RE:, DATE:). Osobnim pismima može se koristiti bilo koji jezik, uključujući sleng i ne-poslovne kratice poput ttyl (razgovarati s vama kasnije) ili btw (usput). Prednost je u tome što se osobnost pisca doista susreće. Poslovna pisma često gube pravog "glasa" pisca. Osobna pisma koriste standardna pravila interpunkcije, ali zato što su tako neformalna, pisci često ignoriraju neke osnovne standarde interpunkcije i kapitalizacije.
Zašto razlikovati?
Glavni razlog zašto ljudi odvajaju osobna pisma od poslovnih pisama je u tome što standardna metoda pisanja poslovnog pisma stvara učinkovitost u poslovanju. Primjerice, poslovni ljudi znaju da mogu brzo utvrditi svrhu poslovnog pisma iz predmeta. Učinkovitost se može pretvoriti u prihod. Drugi razlog za razlikovanje je u tome što korištenje profesionalnog formata pokazuje da je ono što je u pismu važno. Treće, profesionalci trebaju očekivati uporabu formata poslovnog pisma. Ako se ne pridržavate poslovne forme u svojoj tvrtki, možda ćete naići na manje pripremljene ili neiskusne.
