Pisanje zbirnih pisama klijentima koji ne plaćaju plaću neizbježan je zadatak svakog vlasnika tvrtke. Kako biste povećali svoje izglede za plaćanje onoga što dugujete, izradite detaljnu politiku plaćanja prije izdavanja kredita i koristite takt i profesionalnost kada pokušavate naplatiti na dospjele račune.
Izradite politiku plaćanja
Prije nego što dopustite klijentu ili klijentu da odgodi plaćanje, platite na kredit ili platite nakon isporuke proizvoda ili usluga, razvite politiku plaćanja koja opisuje vaše uvjete. To bi trebalo uključivati pojedinosti o tome kada smatrate da je plaćanje proteklo, kao što je 10 dana ili 30 dana nakon izdavanja računa. Trebalo bi također uključiti pojedinosti o tome što će se dogoditi ako se neplaćanje nastavi, kao što su izdavanje kazni i naknada za zakašnjenja, obustavljanje usluga ili poduzimanje pravnih radnji.
Adresa specifičnosti
Obratite se na ugovorni ugovor s klijentom prilikom izrade nacrta Vašeg pisma. Navedite narudžbu, broj računa, datum usluge ili kupnje i datum kada je prvobitno plaćanje dospjelo. Ako su postojali prethodni pokušaji prikupljanja, spomenite ih i, i dati kupcu ukupan iznos koji uključuje kazne. Na primjer, "Vaša narudžba od 1.000 boca s vodom isporučena je 1. listopada, a račun za 250 dolara izdan je 3. listopada putem e-pošte s datumom plaćanja 3. studenog. Vaš je račun sada 30 dana s dospijećem i vaš račun je procijenjen Naknada od 25 dolara, čineći vaš nepodmireni dug 275 dolara, odmah plaćeni."
Budite simpatični, ali čvrsti
Dok neki klijenti koji ne plaćaju račune mogu izbjegavati svoje račune, drugi su možda zaboravili datum plaćanja ili imaju ozbiljne probleme s novčanim tokovima. Dajte klijentima korist od sumnje prilikom pisanja zbirnih pisama kako biste izbjegli stavljanje u obranu. Na primjer, "Shvaćamo da se mogu pojaviti nepredviđene okolnosti i obvezali smo se raditi s vama na rješavanju ovog pitanja." Ovaj pristup ne vrijeđa klijenta, ali jasno pokazuje da se plaćanje mora izvršiti bez obzira na okolnosti.
Priložite dokumente za potvrdu
Priložite kopiji prethodno izdanih faktura, prošle prepiske o izdanju, kopiju potpisanog ugovora ili pisani sporazum i izvode iz svoje politike plaćanja. Ako ste voljni pregovarati o stanju ili poduzeti djelomična plaćanja, navedite specifične uvjete svoje ponude. Navedite broj koji želite nazvati ako klijent ima pitanja i uključite unaprijed plaćenu omotnicu s adresom na koju se može obratiti radi lakšeg plaćanja.
Koristite odvjetnika
Ako se ponovni pokušaji prikupljanja na račune s dospjelim obvezama ne pokažu plodonosnim, možete se odlučiti da odvjetnik pošalje zbirno pismo u vaše ime. Vaš odvjetnik može preporučiti prijetnje suda za sporove male vrijednosti, upućivanje agenciji za naplatu, izvješćivanju o kreditima ili drugim pravnim radnjama. Izmjerite cijenu i korist onoga što bi bilo potrebno da se vaše napore naplate prikupi pravnom stručnjaku u odnosu na iznos koji potencijalno možete prikupiti od svog klijenta. Na primjer, korištenje odvjetnika da napiše zbirno pismo za račun od 50 USD možda neće biti isplativo, ali zapošljavanje profesionalne pomoći za naplatu na računu u iznosu od 10.000 USD gotovo bi sigurno vrijedilo troška.
