Računovodstveni informacijski sustav pruža točne i pravodobne financijske informacije za potrebe internog upravljanja. Iako ti sustavi mogu uključivati papirnate priručnike i knjige, većina sustava u današnjem poslovnom okruženju izgrađena je na programima ili aplikacijama računovodstvenog softvera. Ovi sustavi pružaju financijska ili operativna izvješća vlasnicima tvrtki za donošenje odluka. Računovodstveni informacijski sustav također može integrirati i ispunjavati ciljeve odjela i tvrtke.
Centralno prikupljanje informacija
Računovodstveni informacijski sustavi prikupljaju informacije za različite namjene u poslovanju. Velike organizacije često koriste ovaj sustav za prikupljanje i organiziranje financijskih i drugih informacija iz više poslovnih odjela ili odjela. Računovodstveni sustav također može koristiti organizacijama s nekoliko nacionalnih ili međunarodnih lokacija. Ovaj sustav omogućuje elektronički prijenos informacija iz mnogih izvora u središnje mjesto gdje računovođe prikupljaju i obrađuju te podatke. Neki sustavi također mogu prikupljati informacije u realnom vremenu.
Provjere i stanja
Računovodstveni menadžeri i supervizori koriste računovodstveni informacijski sustav za razdvajanje zadataka i osiguravaju da su kontrole uspostavljene za različite računovodstvene funkcije. Obveze prema dobavljačima, potraživanja od kupaca, obračun plaća, financijski podaci odjela, dugotrajna imovina i nabava svakog rada pod odvojenim modulima u naprednom računovodstvenom sustavu zahtijevaju pojedinačne postupke i postupke rukovanja. Svaki od ovih pojedinačnih modula unosi sažete podatke u glavnu knjigu, ali dopušta sustavne provjere i ravnoteže na tom putu. Izvješća se mogu generirati iz pojedinačnih modula kako bi se osigurala točnost podataka prije slanja u glavnu knjigu tvrtke.
Poboljšanje tijeka rada
Poboljšanjem tijeka rada u pojedinim odjelima često se potiče implementacija računovodstvenog informacijskog sustava. Odjeli izvan računovodstva moraju razumjeti kako se kritične informacije obrađuju putem internog financijskog informacijskog sustava tvrtke iz više razloga. Izvorni dokumenti - kao što su računi, narudžbenice, izvješća o troškovima zaposlenika, vremenske kartice za unos plaća, računi i obrasci za stjecanje imovine - moraju pronaći put od inicijatora do računovodstvenog odjela.
Ovisno o softveru, računovodstveni sustav zahtijeva različite informacije za različite dijelove procesa koji se ručno unose u sustav. To često određuje tijek rada drugih odjela u pogledu obrade financijskih podataka. Postupci i procesi koji jasno ocrtavaju potrebne informacije, korake za obradu tih informacija i proces odobravanja, pomažu u smanjenju suvišnog rada i osiguravaju da računovodstveni odjel ima potrebna odobrenja za obradu financijskih podataka.
