Za pisanje zahtjeva i poruka za prilagodbu potrebno je pripremiti i planirati prije nego što počnete pisati. Pišite iz jednostavnog nacrta kako biste ostali organizirani. Odlučite što želite učiniti čitatelju. Na primjer, želite li svoj novac vratiti ili želite zamijeniti proizvod? Pismo zahtjeva je način rješavanja problema s pogreškama koje su napravljene i možda će biti potrebno prilagoditi. Poruka o prilagodbi odgovor je na pismo koje je podneseno protiv vaše tvrtke.
Stavke koje su vam potrebne
-
potvrde
-
novčanice
Poruka zahtjeva
Pišite o relevantnim činjenicama u prvom stavku. Počnite s problemom. Objasnite što se točno dogodilo i razlog pisanja zahtjeva.
Navedite zašto smatrate da bi vaš zahtjev trebao biti odobren u drugom stavku. Recite čitatelju o specifičnostima zahtjeva i zakonskim odgovornostima i pravednosti. Na primjer, proizvod nije funkcionirao kao što je predložio oglas.
Pokrenite treći stavak tražeći akciju. Zatražite što očekujete od čitatelja. Uključite datum do kojeg očekujete akciju. Nemojte prijetiti, ali objasnite koje dodatne korake možete poduzeti ako vaš zahtjev nije ispunjen. Zatvorite s “S poštovanjem” i svojim potpisom iznad tiskanog imena.
Poruka za podešavanje
Započnite prvi odlomak s rečenicom odobrenja. Prvo dajte klijentu dobre vijesti i pridržavajte se zahtjeva kupca.
Započnite drugi stavak objašnjavajući pogrešku. Objasnite uzrok problema. Nemojte dodijeliti krivnju. Usredotočite se na stalne napore kako biste izbjegli pogreške i poteškoće.
Izrazite svoju zahvalnost za poslovanje klijenta u trećem stavku. Ispričajte se ako mislite da to morate učiniti. Ako niste u mogućnosti ispuniti sve elemente zatražene prilagodbe, objasnite zašto i dodajte sve potrebne pojedinosti o tome kako ćete odgovoriti na zahtjev.
Zatvorite slovo s "S poštovanjem" i ispišite i potpišite svoje ime.
Provjerite svoje pismo kako biste osigurali da je ton prijateljski. Pokušajte ne zvučati popustljivo ili zlobno.
Savjet
-
Zadržite kopiju svog pisma za svoju evidenciju.
Navedite kao priloge dokumente kao što su računi, reklamni materijali ili potvrde koje mogu poduprijeti ono što pišete.
