Način na koji organizirate uredske datoteke ima važan utjecaj na učinkovitost i produktivnost. Sustav arhiviranja trebao bi se temeljiti na načinu na koji se datoteke koriste u uredu, koje se značajke datoteke najčešće navode i kako se datoteke verbalno traže. Odgovaranje na ova pitanja pomoći će vam da odredite najbolji sustav za organiziranje datoteka.
Stavke koje su vam potrebne
-
Ormar za kartoteku
-
Datotečne mape
-
Oznake datoteka
Odredite želite li organizirati datoteke abecednim redom po subjektu, numerički koristeći unaprijed određeni sustav numeriranja ili kronološki prema datumu stvaranja ili datumu dospijeća. Stvorite privremene i trajne datoteke. Privremene datoteke trenutno su aktivne datoteke s datumom završetka dodijeljenim u kojem trenutku datoteka može biti uništena ili postavljena s arhiviranim datotekama. Primjeri privremenih datoteka uključuju trenutne projekte, akcijske stavke i materijale koje treba pročitati. Stalne datoteke su one kojima se ne pristupa tako često, ali ih je potrebno pohraniti u arhive radi budućih referenci.
Zapišite naslove i definicije oznaka u dokument koji se može referencirati. Primjerice, ako koristite numerički sustav arhiviranja, zapišite predmet koji svaki broj odgovara i navedite primjere dokumenata koji će biti uključeni u taj predmet. To pomaže u održavanju dosljednosti prilikom podnošenja dokumenata.
Napravite hrpe za privremene dokumente, trajne dokumente i otpad. Sortirajte dokumente prije nego ih uključite u sustav arhiviranja. Nemojte zapisivati ono što nije potrebno spremiti.
Odaberite mjesto za pohranu datoteke. Možete odlučiti da privremene aktivne datoteke moraju biti pohranjene u ladici vašeg stola gdje su lako dostupne. Datoteke koje se dijele među osobljem trebaju biti centralno smještene u uredu. Ako radite s datotekama koje treba zaštititi, kao što su datoteke koje sadrže osobne podatke klijenata, upotrijebite kabinet za zaključavanje datoteka i odredite tko će u uredu imati pristup.
Stvorite svoje datoteke. Označite datoteke s abecednim, numeričkim ili kronološkim sustavom. Zapamtite da, iako želite biti specifični s naslovima oznaka, također želite da naslovi budu dovoljno široki da obuhvate nekoliko vrsta dokumenata. Na primjer, umjesto označavanja datoteke s određenim nazivom sastanka, napravite datoteku za sastanke koje su bile prisutne u godini dana i pohranite sve relevantne dokumente u njoj. Time ćete spriječiti stvaranje brojnih datoteka u kojima će se pohraniti samo jedan ili dva dokumenta.
Savjet
-
Zapamtite jednostavno je uvijek bolje. Pokušajte izbjeći komplicirane sustave arhiviranja koji će vama i osoblju biti teško zapamtiti. Upotrijebite datoteku s tragovima za određene zadatke kao što su plaćanje računa ili fakturiranje. Organizirajte svoj fajl po mjesecima ili danima ovisno o zadacima i očistite datoteku kao što su zadaci završeni bilo bacanjem dokumenata ili njihovim premještanjem u trajnu datoteku.
