Sustavi arhiviranja su se tijekom godina razvijali od podnošenja papirologije u kutije do sofisticiranih softverskih programa koji pohranjuju datoteke elektroničkim putem. Iako danas možete odabrati raznolikost, svi sustavi podnošenja imaju jedan glavni cilj: učinkovito upravljanje dokumentima. Uz različite sustave podnošenja, važno je uzeti u obzir karakteristike svakog od njih kako biste odabrali najprikladniji. Najčešći sustavi podnošenja su jednostavni za implementaciju i omogućuju učinkovito upravljanje datotekama.
Abecedno podnošenje
Alphabetic filing je najčešći sustav arhiviranja za manje od 5.000 zapisa. Podnošenje abecednim redom je sustav u kojem raspoređujete datoteke prema imenima pojedinaca, tvrtki, institucija, agencija, subjekata, tema ili geografskih lokacija prema redoslijedu rječnika. Ovaj je sustav učinkovit za datoteke s imenom klijenta ili korisnika. Ako podnesete predmete, koristite relativni indeks. Indeks je popis po abecednom redu imena tema odabranih za svaki predmet. Upotrijebite relativni indeks kako biste saznali pod kojim nazivom teme želite pohraniti zapis.
Numeričko arhiviranje
Prilikom postavljanja numeričkog sustava arhiviranja, rasporedite datoteke u redoslijedu pomoću brojeva izravno iz zapisa ili dodijeljenog broja. Većina sustava koristi indeks za dohvaćanje datoteka. Numerički sustav arhiviranja povećava produktivnost zbog povećane brzine arhiviranja i lociranja datoteke.On također pruža točnu identifikaciju i omogućuje veću povjerljivost. Sposoban je za beskonačna proširenja i možete ga koristiti za više od 5.000 zapisa, za razliku od abecednih sustava arhiviranja.
Alpha-numeričko arhiviranje
Alfa-numeričko popunjavanje koristi kombinaciju imena i brojeva. Ovu vrstu sustava arhiviranja obično koristite s imenima i brojevima subjekata. Rasporedite datoteke prema abecednim podjelama ili predmetnim naslovima, a zatim prema kategoriji brojeva. Potrebno je koristiti relativni indeks za alfanumeričke datoteke. Indeks će navesti brojčane kodove dodijeljene svakoj abecednoj podjeli.
Sustavi arhiviranja bez papira
Papirni sustavi bez papira postaju uobičajeni za mnoge tvrtke i domove. Rješava potrebu za fizičkim prostorom za pohranu i problem izgubljenih ili pogrešno postavljenih informacija. Sustav arhiviranja bez papira omogućuje zajednički pristup u više odjela. Iako zajednički pristup omogućuje pristup zapisima na zahtjev, možete postaviti korisnička prava za pregled, uređivanje, stvaranje ili brisanje datoteka radi kontrole pristupa. Vrste sustava za arhiviranje bez papira uključuju jednostavne softverske programe, poslužitelje dokumenata i sustave za upravljanje dokumentima.
