Računovodstveni zaposlenici obrađuju puno papirologije i bez sustava arhiviranja, ured može brzo postati nered. Uobičajeno je da računovodstveni odjeli imaju brojne ormare za arhiviranje, uključujući zaključane, kako bi osigurali plaće i druge povjerljive informacije. Pristup financijskim datotekama i podacima treba biti ograničen - uredi se ne smiju nalaziti na javnim mjestima. Uvođenje sustava arhiviranja u računovodstvenom uredu postavlja određene izazove, ali se može uspješno obaviti i povećati učinkovitost odjela.
Postavite dvije vrste datoteka. Jedan ormar za arhiviranje ili ladica je za dnevne datoteke, koje se obično pohranjuju nakon kraja godine. Ove datoteke uključuju većinu vaših stavki o troškovima i prihodima. Druga vrsta datoteka odnosi se na pohranu trajnih ili dugoročnih stavki kojima se tijekom vremena treba pristupiti. Primjeri bi bili dokumenti za politike i postupke, ugovore, osnovna sredstva, police osiguranja i drugu dokumentaciju koja se ne može odvesti nakon kraja godine.
Dokumentacija datoteke prema vrsti. Troškovi se evidentiraju odvojeno od platnog spiska i drugih područja računovodstva. Nemojte miješati i podudarati se. Ako određene transakcije pripadaju više od jednog područja, kao što su troškovi i stalna sredstva, napravite kopije papirologije i stavite dokumentaciju u obje datoteke. Troškovi se mogu podnijeti abecednim redom, prema nazivima dobavljača, dok se datoteke fiksne imovine mogu klasificirati po datumima kupnje. Ovisno o Vašoj tvrtki, rezerva za dohodak se podnosi prema datumu primitka ili datumu uplate kako bi se kasnije olakšalo bankovno usklađivanje.
Koristite različite boje s datotekama. Na primjer, sve svoje troškove možete pohraniti u crvene mape, dohodak u zelenoj boji i ugovore u žutim mapama. Ako tražite stavku prihoda, idite ravno u zelene mape, štedeći vrijeme i energiju. Ako vidite da crvena datoteka leži oko, možete je premjestiti u ispravan ormar za kartoteku bez problema ili kašnjenja. Koordinacija boja olakšava arhiviranje.
Savjet
-
Uspostavite vruću datoteku u koju stavljate stavke koje trebaju vašu trenutnu pažnju i držite to na stolu.
