Jednom kada je projekt završen, preostaje samo da se analizira što je bilo ispravno, što je pošlo po zlu i što tim može učiniti da buduće projekte učine uspješnijima. To se obično radi u izvješću nakon smrti. Neophodan preduvjet za završni, post-projektni sastanak je postmortem izvješće koje daje konkretne primjere i puno detalja, a da nije previše negativno ili samo-čestitko.
Struktura i stil
Struktura formalnog izvješća s dobro definiranim naslovima i podnaslovima pomoći će vam prikazati činjenične i analitičke informacije na jasan i sažet način. Laboratorij za pisanje Sveučilišta Purdue predlaže da čitavo izvješće napišete pomoću jednog standardnog fonta kao što je Arial ili Times New Roman. Upotrijebite popise kad god možete i koristite razmak između i unutar odjeljaka kako bi izvješće bilo lakše čitati. Ispravno upotrijebite gramatičko vrijeme: Koristite prošlo vrijeme da objasnite procedure i sadašnje vrijeme kako biste generalizirali i naveli što pokazuju rezultati projekta.
Uvod i ciljevi
Koristite uvodni dio kako biste opisali ciljeve izvješćivanja nakon smrti. Većina izvješća ima za cilj ostvariti četiri glavna cilja: pregledati i raspraviti je li projekt bio uspješan, identificirati visoke točke i postignuća, ukazati na važna pitanja i razgovarati o taktikama za rješavanje problema i odrediti ključne poteze. Formatiranje tih ciljeva kao popisa s grafičkim oznakama također je dobar način za definiranje strukture izvješća.
Parametri i ciljevi
Predstaviti informacije o projektu i ciljeve projekta temeljene na činjenicama u sljedećem odjeljku. Organizirajte informacije utemeljene na činjenicama - kao što su naslov, ime voditelja projekta, datum početka i datum završetka - u obliku tablice. Sažetak projekta u kratkoj priči. Uključite informacije kao što su vrsta, svrha i ciljevi projekta, kao i proračun, mjerna mjerila za vrednovanje referentnih vrijednosti i sva ograničenja ili ograničenja s kojima se projekt suočio.
Analiza i procjena uspješnosti
Informacije o izvedbi su “meso” izvješća. Koristite narative i popise s grafičkim oznakama kako biste opisali središnja postignuća i probleme. U podsekciji postignuća projekta opišite što je bilo dobro i što je dobro funkcioniralo, i raspravite o praksama - kao što je tjedni raspored sastanaka ili opciju komuniciranja putem izravne razmjene poruka - koju je tim našao posebno korisnim za pravovremeno dovršenje projekta. U pododjeljku ključnih pitanja opišite što je pošlo po zlu, koje su politike i procedure uzrokovale probleme i koje izazove s kojima se tim susreo. Razgovarajte o tome kako su ti problemi utjecali na aspekte projekta, kao što su proračun i raspored, i opišite što je tim učinio da ih prevlada ili upravlja njima.
Procjena i hrana za van
Završite izvješće cjelokupnom procjenom projekta i analizom preuzimanja. Sustav ocjenjivanja od pet do deset točaka koji ocjenjuje kritične aspekte projekta - uključujući izvedbu, pridržavanje upravljanja opsegu i komunikaciji - može stvoriti koristan vizualni prikaz. Naposljetku, opišite naučene lekcije, navedite sve najbolje prakse razvijene i provedene tijekom projekta te pružite prijedloge za stalna poboljšanja.
