Prilikom stvaranja računovodstvenog sustava, tvrtke i neprofitne organizacije moraju uspostaviti okvir za unutarnju kontrolu. Proces unutarnje kontrole pomaže da se osigura da sustav dobro funkcionira i da svi uključeni zaposlenici rade kako se očekuje. Postojanje takve bitne poslovne funkcije pruža razumno jamstvo smanjenjem vjerojatnosti grešaka i očuvanjem imovine organizacije. Zbog svog značaja, tvrtke se dobro drže temeljnih načela unutarnje kontrole.
odgovornosti
Tvrtke moraju jasno utvrditi odgovornosti. Dodjeljivanje određenih odgovornosti pojedincima osigurava da oni razumiju njihov dio u održavanju unutarnje kontrole. Ako se odgovornost unutarnje kontrole dosljedno zanemaruje, učinkovit sustav unutarnjih kontrola će razjasniti tko ne obavlja dodijeljeni zadatak.
Vođenje evidencije
Memorija nije nepogrešiv alat, osobito kada se radi o velikim količinama informacija ili transakcija. Pravilno vođenje evidencije omogućit će tvrtkama da imaju točnu povijest transakcija. Takvi povijesni podaci omogućuju tvrtki da se pozove na nju kasnije, ako se otkrije problem ili ako je potrebno pojašnjenje.
Osiguranje i lijepljenje
Nažalost, čak i najbolji sustav unutarnje kontrole ne može spriječiti gubitak imovine. Osiguranjem imovine i povezivanjem zaposlenika, organizacija može biti uvjerena da će joj se nadoknaditi vrijednost imovine ako je imovina ukradena ili je na drugi način protupravno prisvojena.
Zapisi o imovini i skrbništvo
U sustavu unutarnje kontrole, ljudi koji imaju fizički pristup gotovini i drugim sredstvima nisu isti ljudi koji vode evidenciju koja se odnosi na tu imovinu. Ako je, primjerice, osoba zadužena za vođenje blagajničkih zapisa ista osoba koja je imala ključ blagajne, toj bi osobi bilo lako pomoći da uzme novac u trenutku falsificiranja blagajničkog zapisa. Osoba koja vodi evidenciju imovine ne bi trebala moći fizički pristupiti imovini koju prati.
Odgovornost za povezane transakcije
Ponekad se mora dovršiti nekoliko zadataka kako bi se dovršila jedna transakcija. U ovom slučaju, važno je da različiti zaposlenici obavljaju zasebne zadatke koji čine transakciju. To osigurava da je više od jedne osobe bilo uključeno u dovršavanje zadatka, povećavajući izglede da se otkriju bilo kakve pogreške ili lažna djela.
Tehnološke kontrole
Protuprovalni alarmi, elektroničke tipkovnice i druge sigurnosne značajke temeljene na tehnologiji mogu pomoći organizacijama u zaštiti imovine. Tehnologija često može ići tamo gdje ljudi ne mogu, i može biti na poslu 24 sata dnevno bez potrebe za dodatnim plaćanjem ili prekidima. Pametne tvrtke povećavaju svoje sustave unutarnje kontrole odgovarajućom i ekonomičnom tehnologijom.
Nezavisni pregled
Tvrtke moraju redovito pregledavati svoje sustave unutarnjih kontrola. To treba učiniti osoba koja nije obavila nijedan rad koji se provjerava. Nezavisni procjenitelj može objektivno izvijestiti o radu koji se obavlja tijekom procesa unutarnje kontrole i nema razloga za pokrivanje grešaka ili biti pretjerano optimističan u vezi s postupcima kontrole.
