Upravljanje informacijama vrlo je važna komponenta poduzeća orijentiranih na znanje u 21. stoljeću. Upravljanje informacijama omogućuje organizacijama da budu učinkovitije dijeleći informacije u cijeloj tvrtki. To potiče organizaciju da djeluje kao tim, u kojem svaki član ima pristup bazama znanja drugih. Međutim, upravljanje informacijama rijetko je bez problema. Tipični izazovi uključuju prikupljanje informacija, njihovo stavljanje na raspolaganje i osiguravanje njihove upotrebe.
Prikupljanje informacija
Bez prikupljanja informacija nemoguće je podijeliti ih. Informacije se mogu prikupljati na različite načine. U maloprodajnim poduzećima podaci o prodaji iz pojedinih prodavaonica vraćaju se u sjedište korporacije, koje mogu dijeliti te informacije sa svim podružnicama. To može pomoći pojedinim maloprodajnim mjestima da shvate trendove u potražnji potrošača. U industriji profesionalnih usluga uobičajeno je da zaposlenici ispunjavaju upitnike o radu koji obavljaju i potrebama svojih klijenata. Važno je osigurati da prikupljeni podaci budu relevantni i točni.
Omogućavanje dostupnosti informacija
Postizanje dostupnih informacija izazov je koji često uzrokuje poteškoće za organizacije. Jedna je stvar prikupiti informacije, ali sasvim druga, da bi bila dostupna široko dostupna. Jedna je tehnika povećanjem osobne komunikacije kroz korištenje međuresornih timova. To potiče ljude da svoje osobno znanje podijele s drugima. Drugi način razmjene informacija je putem tehnologije. Baze podataka mogu pružiti informacije ljudima širom organizacije. To omogućuje međunarodnoj tvrtki pristup pojedinostima o tržištima širom svijeta. Baze podataka, međutim, uključuju značajna financijska ulaganja kako bi bile uspješne.
Osiguravanje upotrebe tih informacija
Ako se informacije uspješno prikupljaju i stavljaju na raspolaganje, jedini preostali izazov je osigurati da mu se pristupi i stavi u upotrebu. Kako bi se osigurala dostupnost informacija, najbolje je razviti tehnike razmjene informacija koje su jednostavne i jednostavne za korištenje. Baza podataka, na primjer, trebala bi biti prilagođena korisniku. Kako bi se osiguralo da se informacije stvarno koriste, važno je pokazati zaposlenicima da postoje opipljive koristi od korištenja dostupnih informacija.
