Kada je zadatak da organizira administrativni odjel, najbolje je usredotočiti se na najučinkovitije načine za poboljšanje učinkovitosti, smanjivanje otpada i maksimiziranje individualnih talenata članova administrativnog osoblja. Iako će se neki procesi razlikovati ovisno o potrebama vrhunskog menadžmenta i veličini vašeg ureda, možete implementirati osnovne tehnike za lakši i učinkovitiji ured.
Povećajte učinkovitost. Primijenite pristup aktivnostima usmjerenim na performanse. Organizirajte dnevne i tjedne zadatke s naglaskom na visoke performanse, a ne na dovršavanje dugačkih popisa zadataka.
Strukturirajte i integrirajte najvažnije administrativne aktivnosti vašeg ureda među višim osobljem. Zadatak viših službenika je upravljanje izvješćima o troškovima i pružanje administrativne podrške jednom ili više članova uprave, umjesto cijelog ureda.
Delegirajte administrativne zadatke, poput otvaranja pošte, odgovaranja na telefone i tipkanja, administrativnom osoblju na početnoj razini, uključujući administrativne pomoćnike, tajnike i pripravnike.
Aktivnosti koje podupiru cijelu organizaciju.Izbjegavajte aktivnosti koje ne odgovaraju ciljevima koje je postavilo najviše rukovodstvo. Primjerice, preusmjerite praksu zakazivanja osobnih aranžmana u zadnjem trenutku ili delegirajte zadatak članu osoblja niže razine koji može preuzeti i ispustiti zadatke bez negativnog utjecaja na tijek rada.
Implementirati želju uprave za promjenama. Često je smanjenje broja zaposlenih nužna komponenta za promjenu u administrativnom uredu, pogotovo ako upravni odjel ne radi kohezivno u korist cijele organizacije. Primjer je ured koji je pun izvršnih pomoćnika koji rade individualno kako bi zadovoljili zahtjeve rukovodećeg osoblja bez obzira na organizacijske potrebe.
Informacije o plaćama za tajnike i administrativne pomoćnike
Središnja godišnja plaća tajnika i administrativnih pomoćnika u 2016. godini iznosila je 38.730 dolara, prema podacima američkog Zavoda za statistiku rada. Na niskoj razini, tajnice i administrativni pomoćnici zaradili su 25 posto zarade u iznosu od 30.500 dolara, što znači da je 75 posto zarađivalo više od tog iznosa. 75 posto plaća je 48.680 dolara, što znači da 25 posto zarađuje više. U 2016. godini u SAD-u je zaposleno 3.990.400 osoba kao tajnici i administrativni pomoćnici.
