Neprofitne organizacije su pod nadzorom raznih dionika zbog oslanjanja na dobrotvorne donacije ili zbog statusa oslobođenog od poreza. Kako bi se osiguralo da se vaša praksa nabave usuglasi kada ih pregledaju mediji, donatori, Porezna uprava ili drugi zainteresirani dionici, važno je kreirati politike nabave koje će izbjegavati potencijalne sukobe interesa ili nedostatak transparentnosti.
Više ponuda
Neke neprofitne organizacije zahtijevaju da se kupnje iznad određene razine dolara stavljaju u ponudu, a organizacija prima više ponuda za različite dobavljače. To pomaže smanjiti mogućnost da agent za nabavu, voditelj odjela ili izvršni direktor može nagraditi ugovor prijatelju, članu obitelji ili poslovnom suradniku koji nudi osobnu nagradu ili izravni mito. To također sprečava dugogodišnjeg dobavljača da svake godine poveća cijene ili smanji usluge jer zna da nema konkurencije.
Niska ponuda i najbolja ponuda
Vaša politika nabave može zahtijevati da vaša organizacija uzme najnižu ponudu za projekte, usluge ili robu ili vam omogući da uzmete najbolju ponudu. Najbolja ponuda možda nije najjeftinija, ali može pružiti bolju vrijednost organizaciji. Na primjer, jedna tvrtka koja se bavi sportskim marketingom mogla bi ponuditi trku u dobrotvornoj 10-kilometarskoj cestovnoj utrci za nižu naknadu od druge tvrtke, ali ponuđač s višim ponudama možda ima više iskustva u vožnji cestovnim utrkama i ima više kontakata koji bi mogli kupiti sponzorstva. U nekim slučajevima, neprofitna organizacija može dopustiti ugovoru da ode u tvrtku koja nije ponuđač s najnižom ponudom sve dok je ugovor unutar određenog postotka od najniže ponude, a agent za nabavu, voditelj odjela ili uprava može pokazati razloge zašto najniža ponuda nije najbolja ponuda.
Zahtjevi za prijedloge
Kao dio svoje politike nabave izradite i izdajte zahtjev za prijedloge za projekte, usluge ili robu veću od određenog iznosa u dolarima. RFP je standardni postupak koji poslovni subjekti koriste potencijalnim ponuditeljima s istim objektivnim zahtjevima za ugovor. RFP-ovi pomažu neprofitnim organizacijama da usporede ponude za jabuke.
Sukob interesa
Da biste spriječili favoriziranje ili pojavu favoriziranja, pitajte svoje članove odbora i rukovodstvo ako imaju prijatelje, članove obitelji ili poslovne partnere koji prodaju robu ili usluge koje kupujete. Mnoge neprofitne organizacije imaju pravila koja zabranjuju organizaciji da posluje s tvrtkama koje imaju bliske veze s ključnim dionicima. Prije nego što odobrite velike ugovore, podijelite imena potencijalnih poslovnih partnera s ključnim dionicima kako biste utvrdili ima li neki od njih sukob.
prozirnost
Budući da neprofitne organizacije nisu u konkurenciji s drugim tvrtkama za dobit, one su više slobodne objavljivati poslovne informacije javnosti. Neka vaša politika nabave bude dostupna javnosti na svojoj web-lokaciji. Uključite informacije o velikim kupnjama u izvješće blagajnika koje ste dali vašem upravnom odboru na sastancima odbora.
održivost
Možda želite dati prednost tvrtkama koje koriste “zelenu” poslovnu praksu. To može uključivati tvrtke koje su javno izjavile i pokazale inicijative za smanjenje potrošnje energije i vode, recikliranje, korištenje organskih i netoksičnih materijala ili smanjenje pakiranja.
