Sezonska očekivanja, 24-satna očekivanja usluga i sposobnost prilagodbe na stalno mijenjajuće okolnosti čine organizirane radne procese ključnim za učinkovito hotelsko poslovanje. Iako će se radnim aktivnostima s vremena na vrijeme odvijati u glatkom slijedu, u vrijeme zauzetosti te iste aktivnosti mogu se preklapati. To čini učinkovit komunikacijski sustav važnim dijelom pravila, ruta i uloga koje ulaze u organizirani radni tijek hotela.
Planirajte tijek rada
Stvorite vertikalni dijagram tijeka rada koji identificira svaki odjel ili područje i opisuje slijed zadataka koristeći okvire za tekst, povezujući strelice i brojeve kako bi se odredio smjer tijeka rada. Za mali hotel, ovo može uključivati kupce, recepciju i odjel za održavanje. Na primjer, dijagram bi slomio rezerviranje sobe u svaku od njegovih komponentnih koraka: gost rezervira, prima potvrdu i stiže na recepciju, gdje zaposlenici recepcije obrađuju prijavu. Kada se gost odjavi, recepcija obrađuje blagajnu i obavještava domaćinstvo.
Analizirajte zadatke
U radnom okruženju hotela postoje slučajevi kada se zadaci i odgovornosti moraju preklapati. Koristeći dijagram tijeka rada kao referencu, analizirajte zadatke izvršene tijekom svake smjene kako biste bolje predvidjeli kadrovske potrebe. Primjerice, zaposlenici na recepciji treće smjene mogu biti u stanju nositi se s laganim kućnim poslovima i dodatnim administrativnim poslovima kao što su ažuriranje baze podataka o rezervacijama ili odgovaranje na poruke e-pošte. To može eliminirati potrebu za raspoređivanjem noćenjem i oslobađanjem vremena za zaposlenike prve i druge smjene.
Raspoređivanje zaposlenika
Oba zaposlenika raspoređivanje i zadatak rokovi moraju biti fleksibilni. Na primjer, ako je uobičajeno vrijeme za prijavu u podne., Do tog trenutka u domaćinstvu moraju biti čiste i spremne sobe. Međutim, morat ćete prilagoditi rasporede ili zaposliti privremene zaposlenike za vrijeme posla. Isto vrijedi i za osoblje recepcije. Ako obično rasporedite dvoje ljudi tijekom dana i jednu osobu preko noći, možda ćete morati prilagoditi raspored rada - ponekad s malo prethodne obavijesti - kako biste osigurali prekrivanje pokrivenosti u vrijeme zauzetosti.
Planiranje komunikacija
Dobar komunikacijski plan je od vitalnog značaja za organizirani radni tijek hotela. Pregledajte dijagram tijeka rada i identificirajte kritične točke komunikacije. Primjeri uključuju sastanke za promjenu smjene, postupke po pozivu, hitne slučajeve u kućanstvu i postupke za ažuriranje slučajnih kupnji koje gosti čine tijekom boravka. Na primjer, zaposlenici u domaćinstvu moraju obavijestiti recepciju kada gost uklanja predmete iz hladnjaka u sobi. Uključite procedure za komuniciranje promjena tijeka rada kako biste bili sigurni da se ništa ne previdi. To također može zahtijevati kupnju dodatne opreme kao što su dvosmjerni radio uređaji ili mobiteli za zaposlenike na poziv.
