Ako pisanje poslovnog pisma izgleda zastrašujuće, može biti korisno znati da bi sva poslovna pisma trebala slijediti osnovni predložak. Predložak se može koristiti za bilo koju poslovnu situaciju, a može se koristiti iu e-pošti.
Datum
Započnite pismo tako što ćete napisati puni datum svog pisma oko dva inča od vrha na lijevoj strani papira. U Sjedinjenim Američkim Državama datumi se uvijek pišu kao mjesec, datum i godina: 23. travnja 2009.
Adrese i pozdrav
Spustite jednu liniju od datuma i stavite adresu u jedan redak, svoj grad, državu i poštanski broj u sljedeći redak, a svoju adresu e-pošte na trećem retku. Spustite još dva retka i stavite ime primatelja u prvi red, njezin naslov u sljedećem retku ispod nje, naziv tvrtke na trećem retku, adresu tvrtke ispod te adresu i grad, državu i poštanski broj njezine tvrtke ispod, Započnite svoje pismo s "Draga" i bilo gospođa ili gospodin i prezime osobe, osim ako znate da osoba koristi drugu počast, kao što su Dr. ili Rev., nakon čega slijedi dvotočka. Vrh vašeg pisma, ispod datuma, izgledat će ovako:
123 Vaša ulica Yourtown, ST 12345 [email protected]
Gospođa Clara Wills direktorica za ljudske resurse 456 Tvrtka Road Companycity, ST 67890
Draga gospođice Wills:
Tijelo
Za tijelo svog pisma, svaki odlomak stavite ulijevo (čak i uz lijevu marginu) i ostavite liniju između stavaka. Vaše pisanje u tijelu pisma treba biti profesionalno i do točke: Jasno navesti prirodu pisma, razloge zbog kojih ste ga poslali i što se nadate da ćete dobiti kao odgovor na pismo. Svaku ideju pisma odvojite u zasebni odlomak. Ako imate više od jednog zahtjeva ili svrhe za svoje pismo, navedite ih oboje u svom uvodnom odlomku, a zatim ih obradite u potpunosti, ali odvojeno u sljedećim paragrafima. Izbjegavajte korištenje skraćenica ili kratica jer one mogu uzrokovati zabunu: Izgovorite točno o čemu govorite. Koristite ispravnu gramatiku i pravopis, i uvijek provjeravajte pravopis prije nego što ga pošaljete.
zatvaranje
Završite poslovno pismo s “S poštovanjem” ili “S poštovanjem”. Spustite četiri razmaka u pismo za ispis i stavite svoje puno ime. Prijavite se u prostor između zatvaranja i vašeg imena. U poruci e-pošte stavite svoje ime na sljedeći redak nakon završetka.
