Front office procedure trebaju biti prilagođene Vašem poslovanju. Na primjer, medicinska ili stomatološka praksa zahtijevat će različite postupke od odvjetničke tvrtke, agencije za naplatu, brijačnice ili tvornice. Uzmite si vremena za razvoj temeljitog kontrolnog popisa koji se bavi važnim ciljevima i zadacima ureda.
Osnove
Za tvrtke koje primaju stalni promet klijenata, procedure prednjeg ureda trebaju odražavati cjelokupno poslovno okruženje. Topao, privlačan posao će naglasiti važnost osmjeha i održavanja profesionalnog telefonskog bontona. Medicinske ili stomatološke ordinacije uvelike se oslanjaju na stalan tijek pacijenata. Stoga bi prednji ured u klinici trebao imati dovoljno osoblja za provjeru pacijenata, odgovaranje na pitanja pacijenta osobno i preko telefona te rukovanje odlascima pacijenata, uključujući primanje isplata i procedure praćenja rasporeda. Razmislite o radu s telefonskom uslugom za upravljanje pozivima klijenta nakon sat vremena.
Zakazivanje
Važan dio vođenja uspješnog ureda je rukovanje poslovnim sastancima. Zaposlenici ureda moraju kontaktirati klijente dan prije zakazanog termina i potvrditi zakazano vrijeme. Napravite popis za otkazivanje ili ne-prikazivanje kako biste mogli zakazati druge sastanke kako biste nadoknadili one koji su ispušteni. Zaposlenici prednjeg ureda u hotelu trebaju voditi točnu evidenciju prostorija jer to izravno utječe na poslugu u sobu i vođenje kućanstva. Zaposlenici u uredima u srednjim i srednjim školama trebaju voditi točnu evidenciju studenata, uključujući one koji se odnose na izostanke studenata i posjetitelje.
poboljšanja
Kontinuirano vrednovati procedure ureda. Ako imate prostora za poboljšanje, stvorite i provedite odgovarajuće strategije. Ako je prednji ured preplavljen pozivima i ne može uvijek pružiti vrhunsku uslugu za korisnike, razmislite o promjeni telefonskog sustava (npr. Pomoću računalnog telefonskog sustava) ili pomoću tehnologije za razmjenu izravnih poruka kako biste ocijenili dostupnost osoblja. Procijenite može li se upravljanje slučajem vašeg ureda unaprijediti tako što ćete bez papira.
