Kada je vaša tvrtka pozvana odgovoriti na zahtjev za prijedlog, potencijalni kupac vas poziva da pošaljete službeni odgovor u kojem se navodi kako ćete ispuniti ugovor. Dok se od potencijalnih ponuđača često ne zahtijeva da službeno odbijaju takve pozive, uvijek trebate priopćiti svoje namjere u pisanom obliku, kao i putem neslužbenih kanala.
Ponuditi ili ne ponuditi
Prije nego što se tvrtka odluči odbiti RFP, interna revizija RFP-a je razborit korak. Praktični interni razlozi za odbijanje uključuju određivanje cijena projekta, raspoređivanje i nedostatak stručnosti u vezi traženih usluga ili proizvoda. Međutim, vanjski razlozi vaše tvrtke za odbijanje trebali bi biti navedeni diplomatski - mogućnost budućeg poslovnog odnosa nikada ne smije biti zanemarena.
Odgovarajući službeni i neslužbeni odgovori
Svaki RFP proces može imati jedinstvene zahtjeve kako službeno odbiti podnošenje prijedloga. Na primjer, neke ponude za oglašavanje uključuju određeni datum „bez ponude“ - u takvim slučajevima, trebali biste uložiti sve napore kako biste prenijeli svoju namjeru da odbijete sudjelovanje u procesu predlaganja do datuma propisanog u RFP-u. Ovo je osobito važan korak za ispravno rješavanje ako ste u početku zatražili da vaša tvrtka bude uključena u proces RFP-a.
RFP bi trebao sadržavati popis osoba koje biste trebali kontaktirati u vezi odbijanja RFP-a, a trebali biste obavijestiti jednog ili više tih osoba putem pošte. Neformalne metode komunikacije kao što su telefon i e-pošta također se preporučuju. U interesu poboljšanja budućih poslovnih prilika, trebali biste pokušati reći ne gracefully - ponekad se naziva "ne" za zadatak, dok izgovaranje "da" za osobu. Ovo je pametan pristup kada odbijate RFP.
