S vremena na vrijeme radnici će možda morati osvježiti svoja sjećanja o tome kako izvršavati određene zadatke. Isto tako, novi će zaposlenici organizacije htjeti naučiti užad što je brže moguće, a da pritom ne prekidaju nadzornike ili suradnike bezbrojnim pitanjima. Priručnik o uredskim procedurama ispunjava oba ova cilja, a pruža pisane protokole i očekivanja učinka koji se mogu naknadno navoditi u procjenama zaposlenika i dokumentaciji za disciplinske mjere.
Odredite svrhu i opseg uredskog priručnika koji želite razviti. Sadržaj uredskih priručnika općenito spada u dvije kategorije: (1) kako komunicirati s ljudima i (2) kako izvršavati određene zadatke, uključujući rad opreme potrebne za stvaranje, upravljanje i isporuku dobara i usluga. Uredski priručnici također često uključuju organizacijske grafikone, direktorije resursa i obrasce uzoraka. Složenost uredskog priručnika temelji se na tome tko će biti ciljni korisnici. Ako se, na primjer, sadržaj odnosi na odnose s kupcima i kako obraditi pritužbe, ne bi imalo smisla uključiti poglavlja o tome kako radi viljuškar ili kako postupati s opasnim materijalima.
Odlučite se za prezentaciju formata koja najbolje odgovara potrebama vaše tvrtke. Dok se uredski priručnici obično smatraju smjernicama tiskanim na papiru i smještenim u tri prstena s karticama s razdjelnikom, tehnologija je otvorila vrata uzbudljivijim - kao i ekonomičnijim - metodama isporuke informacija. Razmotrite, na primjer, da li bi priručnik za online postupke zaposlenicima olakšao i ubrzao pristup informacijama unosom ključnih riječi. Elektronski format također može olakšati proces ažuriranja i revizije sadržaja, kao i uključivanje audio i video demonstracija kako bi se poboljšalo učenje.
Napravite popis svih tema poglavlja koje želite da vaš priručnik bude adresiran. Ako se, primjerice, odlučite pisati smjernice o tome kako upravljati raznim dijelovima uredske opreme, identificirali biste pojedinačne dijelove za računala, telefaks uređaje, telefonske sustave, mikrofiš, fotokopirne uređaje, sustave za bilježenje, mjerenje poštarine i uređaje za usporedbu. Odlučite da li ćete sami napisati sav sadržaj ili dodijeliti prvi nacrt svakog odjeljka pojedincima koji su dobro upoznati s predmetom.
Organizirajte proceduralne korake od najjednostavnijih pojmova do onih koji su složeniji. Razmislite o tome hoće li uključivanje fotografija, crteža, tablica ili drugih grafičkih prikaza dopuniti razumijevanje materijala od strane korisnika. Navedite rječnik pojmova i terminologije specifične za zadatak. Gdje je to moguće, navedite primjere kako ispuniti narudžbe, zahtjeve za putne troškove, zahtjeve za odmor, vremenske tablice, račune klijenata i druge obrasce koje koristi tvrtka.
Uspostavite vremenski okvir za popunjavanje svakog odjeljka novog priručnika. Ako je potrebno, rasporedite blok vremena svaki dan za istraživanje, pisanje, pregledavanje i sastavljanje sadržaja.
Osoblje HR-a i pravno osoblje preispituje sadržaj prije objavljivanja kako bi se osiguralo da je njegov jezik jasan, neprimjetan i da je u skladu s državnim i saveznim zakonima i propisima. Svakom primatelju priručnika dostavite list s potpisom u kojem se izražava suglasnost da će pročitati materijal i poštivati njegove smjernice.
Savjet
-
Uredski priručnik treba uvijek smatrati radom u tijeku i stoga ga treba redovito pregledavati kako bi se osiguralo da je sadržaj točan odraz postupaka i opreme koja se koristi za izvršavanje tih zadataka.
