Dobro obaviješteni nadzornici, kolege i podređeni bitni su za uredno funkcioniranje ureda. Iako se svakodnevne informacije razmjenjuju osobno, putem e-pošte ili putem telefona, ponekad je potrebno napisati uredski memorandum koji obilježava rasprave i akcije koje su se već dogodile (uključujući procjene zaposlenika) i / ili daje svatko se "suoči" s predstojećim promjenama. Evo što trebate znati da biste prikupili svoje misli i napisali učinkovitu bilješku.
Odredite svrhu memoranduma koji želite napisati. Pokušajte ga sažeti u jednoj kratkoj rečenici. Primjeri: orijentacija za nove zaposlenike; Novi postupci za obradu putnih potraživanja; Holiday Potluck. Ova rečenica će činiti redak "Predmet" na vrhu vašeg dopisa izravno ispod adresata.
Identificirajte pojedince u koje će memorandum ići. Ako se radi samo o nekolicini ljudi, dopis će ih identificirati svaki po imenu, naslovu i odjelu. Međutim, ako se radi o velikoj skupini, oni će biti identificirani kolektivnim naslovom. Primjeri: svi zaposlenici; Voditelji Odjela 4; Stožerno osoblje. Ove informacije će biti smještene u retku "Za" dopisa.
Identificirajte sebe i svoj naslov u retku "Od". Čak i ako vas svi znaju kao "Bob", trebali biste se identificirati po imenu i prezimenu.
Pratite "Pravilo 3" pri izradi sadržaja svoje bilješke; konkretno, recite svojim čitateljima što ćete im reći, recite im što je to i završite ponovivši ono što ste im upravo rekli. Na primjer, možda vaš podsjetnik je podsjetiti svoje zaposlenike da distractions od blagdana čine ga popularno vrijeme za lopovi ukrasti stavke kao što su torbice i osobne stvari ostavio u običnom očima. Prvi paragraf bi ih savjetovao o potrebi da budu oprezni. Drugi će stavak donijeti savjete o zaključavanju stolova i vrata i biti svjestan posjetitelja. Treći stavak preporučuje poduzimanje radnji ako se promatra sumnjivo ponašanje ili su žrtve krađe ureda.
Koristite bilješke za podsjetnike koji pružaju proceduralni sadržaj ili bilo koju vrstu kontrolnog popisa. To je mnogo lakše pratiti i razumjeti nego ugraditi u narativni odlomak.
Obratite pažnju na pravilo 1-inčnih margina na lijevoj i desnoj strani i na dnu stranice. Vrh stranice vjerojatno je neki oblik zaglavlja ili predložak koji će spustiti gornju marginu za nekoliko centimetara. Ako nemate zaglavlje pisma, možete sami izraditi dokument koji lijepo izgleda centriranjem riječi "MEMO" podebljano 2 ili 3 inča od vrha stranice. "To:", "From:" i "Subject:" bili bi upisani na lijevoj margini. Tijelo bilješke je s jednim razmakom.
Koristite 12 pt. font koji će primatelji lako čitati. Times New Roman i Courier standard su; Bookman i Palatino također su prihvatljivi.
Temeljito provjerite sadržaj prije ispisa.
Fotokopirajte onoliko kopija koliko vam je potrebno i distribuirajte ih primateljima.
Savjet
-
Kad god je to moguće, podsjetnik čuvajte na jednoj stranici. S obzirom na to koliko svi u uredu moraju obaviti, svaki podsjetnik koji ide na više stranica vjerojatno će biti odvojen za kasnije čitanje i na kraju će stići do dna hrpe. Ako je sadržaj hitne prirode ili se radi o nadolazećem sastanku koji treba staviti na svoje kalendare, pobrinite se da se to ističe u naslovnoj liniji tako da ga vaši čitatelji ne bi propustili.
Upozorenje
Ako je sadržaj vašeg dopisa negativan ili možda napisan u duhu uznemirujućeg trenutka, stavite ga na stranu za nekoliko sati ili do sljedećeg dana i ponovno ga pročitajte.
