Promjena postupaka fakturiranja vaše tvrtke može utjecati na način na koji poslujete s više kupaca. Ne možete jednostavno mijenjati datume fakturiranja, podizati iznose plaćanja ili na drugi način revidirati uvjete bez prethodne obavijesti klijentima. U suprotnom, suočavate se s izgledima za pozive, pritužbe, gubitak prihoda i negativne komentare. Napravite pismo koje šaljete klijentima kako bi vam pružili potpune odgovore na pitanja "tko, što, kada i gdje" vaših novih pravila.
Razjasni Svrha
Formalne najave proceduralnih promjena trebale bi se otvoriti s jasnim izjavama o izvoru informacija, populaciji koju ona utječe i prirodi promjene. Da biste ostvarili taj cilj, koristite memorandum tvrtke kako bi primatelj odmah znao vaš identitet. Ako svoju poruku postavite u softveru za obradu teksta kao projekt spajanja pošte, u svako slovo možete ugraditi prilagođeni pozdrav kako biste izbjegli zastrašujući uvod "Dragi dragi kupci" koji depersonalizira bilo koju poruku. Ponovno potvrdite svoju zahvalnost za posao primatelja i navedite osnove politike u kratkom prvom stavku. Na primjer, možete objaviti "Budući da vas cijenimo kao klijenta, kontaktiramo vas kako bismo vas obavijestili o predstojećim promjenama u našim postupcima naplate koje utječu na vaš račun kod nas."
Navedite pojedinosti
Nakon što predstavite cjelokupni predmet vaše komunikacije, dođite do točke u sljedećem odlomku. Objasnite - što je prije moguće - promjenu koja dolazi i kako se nova pravila razlikuju od starih. Klijenti žele znati točno kako vaše politike utječu na njih. Ako ne pružite jasno, logično objašnjenje koje odgovara na sva očita pitanja koja se postavljaju, telefon će početi zvoniti ubrzo nakon što vaša pisma stignu u poštanske sandučiće primatelja. Da biste se uvjerili da ste uputili sve potrebne podatke, zamolite prijatelje, kolege ili druge autsajdere da pročitaju vaše pismo u prototipnim fazama i pročistite svoju poruku u svjetlu bilo kakvih pitanja koja postavljaju.
Potvrdite vrijeme
Odredite točno kada promjene stupaju na snagu. Ako klijenti moraju početi koristiti novu adresu za plaćanje koja je učinkovita s određenim mjesečnim ciklusom naplate, recite im "Počevši od plaćanja mjesec i godina, pošaljite ček na adresu adresa." Ako klijenti vide promjenu uvjeta plaćanja, recite im "Povećavamo Vašu minimalnu uplatu s na broj na broj posto Vašeg salda od mjeseca i godine." Da biste izbjegli zabunu, upotrijebite ovu izjavu o vremenskom rasporedu da biste ponovili promjenu i dali potpuni datum tako da vaše pismo postane održiva referenca za datoteke klijenata.
Neka bude službeno
Prije nego što zatvorite pismo, na jasan, ali prijateljski način stavite do znanja da vaše izmjene ne predstavljaju izborne izraze. Klijenti moraju shvatiti da ne mogu odustati od vaših postupaka, osim ako zatvaraju svoje račune, te da nastavak poslovanja s vama nakon datuma promjene potvrđuje da prihvaćaju i pristaju na vaše nove propise. Navedite svoje ime i podatke za kontakt, čak i ako se sve to pojavljuje kao dio memoranduma, i naglasite da pozdravljate pozive kupaca ako imaju pitanja ili komentare.
