Bilo da vodite dobrotvorne svrhe, bacate godišnji praznik ili započinjete novi program obuke i trebate konzultanta, pisma s pozivom su primarni instrument za privlačenje pomoći. Poslovna pozivna pisma trebaju biti precizna i sažeta, a sadrže sve relevantne informacije koje će primatelj morati donijeti i donijeti odluku. Osim toga, morat ćete znati zakon o pozivu u svom području kako biste osigurali da je sve iznad.
Prepoznajte cilj svog pisma. Jeste li tražili donacije ili tražili ponudu za ugovorni posao? Natjecateljska pisma često se koriste od strane entiteta kao što su dobrotvorne organizacije koje traže donacije ili tvrtke koje traže citate od potencijalnih pružatelja usluga za određeni događaj, inicijativu ili program. Napravite sveobuhvatan popis subjekata kojima želite poslati pismo i osigurajte da ispunjavaju kriterije za usluge koje tražite.
Navedite relevantne pojedinosti. Da biste dobili najbolji odgovor, vaše pismo treba sadržavati konkretne reference na usluge koje tražite. Ti detalji uključuju datum i vrijeme događaja ili projekta i zadatke koji su potrebni. U pismu se također treba izričito tražiti da primatelj dostavi ponudu za izvršenje traženih zadataka. Ako se radi o naporima za prikupljanje sredstava za dobrotvorne organizacije, budite transparentni u pogledu činjenice da tražite novac. Također biste trebali prikazati minimalnu ili standardnu donaciju koju očekujete. Ako nemate minimalnu donaciju, možete uključiti i te podatke.
Dodajte pogodnosti. Recite entitetu, u pismu, koje će koristi izvući iz svog sudjelovanja u vašem trudu. Pogodnosti mogu uključivati neki oblik publiciteta za njegovu tvrtku ili organizaciju ili javno priznanje njegovih djela. Uključite koji će to biti publicitet, gdje će se pojaviti i za koji vremenski okvir.
Neka proza bude jasna. Sadržaj i stil pisma trebaju biti jasni, sažeti i poštovani. Izbjegavajte cvjetni jezik i neugodnu rečenicu i strukturu odlomaka. Poštujte činjenicu da je vaša ciljana publika zauzeta i želi pročitati materijal s učinkovitošću i lakoćom.
Budite svjesni lokalnih zakona o pozivanju. Mnoge države imaju zakone koji se tiču traženja posla ili novca. Na primjer, od dobrotvorne organizacije može se tražiti da se formalno registrira s državom prije nego što se takva pisma mogu distribuirati. Oduševljena pažnjom na ova pitanja ne samo da će vaš projekt započeti legalno, već će vam uštedjeti i znatne glavobolje s državnim i lokalnim dužnosnicima. Započnite sa svojim državnim uredom kako biste utvrdili svoja prava i odgovornosti.
