Recepcioneri su često prva točka kontakta s kojom se klijenti i klijenti susreću kada uđu u vaše mjesto poslovanja ili razgovaraju kad nazovu. Prvi dojmovi su važni, pa će pronalaženje recepcionara s najboljom mješavinom profesionalnosti, kompetentnosti i ljubaznosti značiti dug put prema uspostavi vašeg poslovanja kao dobro vođene operacije.
Usporedba kvalitete
Tvrtka za upravljanje ljudskim resursima Grupa Rainmaker preporučuje sustavni pristup identificiranju ključnih karakteristika kvalitetnog recepcionara prije početka intervjua i procesa iznajmljivanja. Budući da su recepcioneri obično prva točka kontakta s vanjskim svijetom, poruka koju recepcionar šalje treba uskladiti s vašim korporativnim imidžom. Način ponašanja recepcionara, vrijednosti i motivatori, kao i vještine ljudi i osobne osobine, bitno su važni, kaže Rainmaker. Dok su profesionalnost i kompetentnost uvijek važni, željene osobne kvalitete mogu se razlikovati između umjetničke galerije i odvjetničke tvrtke, na primjer.
Cijenjeno ponašanje
Iako je korporativni imidž važan, svi kvalitetni recepcioneri dijele određene karakteristike ponašanja koje ih čine učinkovitim članovima tima. Prvo, recepcioneri bi trebali biti usredotočeni na kupca - uključujući klijente koji su također suradnici. Recepcionari bi također trebali uživati u razgovoru s ljudima i ne smetati čestim prekidima kao što je telefon koji zvoni ili posjetitelj u uredu. Osim toga, recepcionar također mora biti u stanju održavati svoje radno okruženje urednim i čistim; boravak u organizaciji pomoći će kada bude pozvan obaviti dva zadatka odjednom, što je uobičajena pojava na recepciji. Dobre komunikacijske vještine, uključujući sposobnost jasnog pisanja i govora i pravilne dikcije, također su bitne, smatra Genius Centar, organizacija za poslovnu podršku.
Self-Motivacija
Učinkovita recepcionarka mora biti usredotočena na stvari na pravi način, prema Rainmakeru, i na način koji odgovara kulturi i standardu tvrtke. Ne samo da recepcionar mora brzo naučiti kako stvari funkcioniraju, već se mora usredotočiti na balansiranje zadatka s mudrim upravljanjem vlastitim vremenom. Učenje o poslu, uključujući često ovladavanje novim zadacima i postavljanjem mjesta gdje je najpotrebnije, čini recepcionara vrijednom imovinom. Iako te vještine možda nisu dio službenog opisa posla, upravo su te osobine djelotvorne recepcionarke odvojene od neučinkovite.
Osobne vještine
Recepcioneri moraju raditi s malim nadzorom i moraju biti sposobni donositi diplomatske odluke koje su usredotočene na kupca, često pod prisilom, bez da se njihova pera nabora. Kao rezultat toga, najbolji recepcioneri su obično fleksibilni i imaju izvrsne sposobnosti planiranja i organizacije. Također su taktični; imajte na umu da ljutiti klijent može uzeti svoje osjećaje na recepcionar prvi, a recepcionar koji je u stanju da suzdržan frustracija može spasiti upravljanje puno glavobolje. Stoga su taktički dobri maniri neophodni.
