Održavanje pravilnog poslovnog bontona važno je za tajnice koje su često prvi dojam o poslu ili izvršnoj vlasti koju klijent ili klijent ima. Prakticiranje nekoliko uobičajenih pravila poslovnog bontona može pomoći tajniku da stvori najpozitivniji dojam svog šefa i tvrtke.
Ponašanje
Profesionalno ponašanje je imperativ kada ste na poslu ili kada predstavljate svog šefa ili tvrtku na funkcijama. Često će klijenti ili drugi stručnjaci izjednačiti razinu profesionalnosti rukovoditelja s njezinom tajnicom ako izvršna vlast nije prisutna. Na telefon uvijek odgovarajte pristojnim pozdravom koji odgovara vašem poslovanju. Pozdravite posjetitelje s osmijehom i budite ljubazni. Nemojte se osjećati emocionalno ili lako naljutiti. Održavajte ljubazno, pošteno ponašanje u svako doba.
Haljina
Mnoge tvrtke imaju poslovni dress dress code koji se strogo provodi. Čak i ako vaša tvrtka ne pruži takav kod oblačenja, uvijek biste trebali izgledati čisti i dobro složeni. Nemojte nositi usku ili otkrivajuću odjeću. Uvjerite se da su sva odijela i košulje čiste i pravilno izglačane. Nemojte nositi kratke suknje. Vaše cipele moraju odgovarati radnom okruženju - bez tenisica ili japanki - i biti udobne za rad. Ako radite u industrijskom okruženju, možda ćete morati nositi ravne, zatvorene cipele.
Formalna adresa
Tajnik bi se uvijek trebao formalno obratiti nadređenima. To pokazuje poštovanje prema vašim supervizorima i pomaže u održavanju profesionalnog radnog okruženja. Ako se nalazite u javnom prostoru ili okruženju za sastanke, nemojte koristiti ime svog šefa. Uvijek upotrebljavaj "Mr." ili "Gospođa" prilikom obraćanja drugim rukovoditeljima tvrtke. Ako vaš šef traži neobaveznu adresu, kao što je ime ili nadimak, koristite je samo u privatnijem ili neformalnom okruženju, primjerice u osobnom uredu bez prisutnosti drugih nadređenih.
Organizacija
Jedna od najvažnijih funkcija tajnika je održavanje organizacije. Za poslovne etikete, održavajte čist, organiziran radni prostor. Izbjegavajte stvaranje nereda na vašem stolu ili u svom radnom području. Ako radite u području gdje se od klijenata ili drugih rukovoditelja može tražiti da sačekaju sastanak, provjerite je li to područje organizirano. Ne ostavljajte osobne predmete ili časopise po cijelom radnom području. Držite sve povjerljive datoteke i osobne stvari izvan vidokruga posjetitelja.
