Dokumentacija procesa jasno ocrtava ključne zadatke koji se odvijaju u poduzeću. Oni eliminiraju konfuziju među zaposlenicima i stavljaju sve članove tvrtke na istu stranicu. Procesni dokument definira što su trenutni procesi u tvrtki. Identificirajući trenutnu praksu, često otkrivate nedostatke u postojećem sustavu i vidimo prostor za poboljšanje. Dokumentacija procesa također omogućuje tvrtki da se brže prilagodi promjenjivim poslovnim potrebama. Jasno definiranje trenutnih funkcija tvrtke bolje će omogućiti poduzeću da krene naprijed.
Odredite opseg dokumenta. Možete dokumentirati svaki proces unutar tvrtke ili u većim tvrtkama, usredotočiti se na jedan skup procesa. Na primjer, velika korporacija možda želi početi sa svojim računovodstvenim funkcijama, umjesto da dokumentira cjelokupno djelovanje organizacije.
Napravite vizualni prikaz procesa na jednoj stranici. Uključite matricu primjenjivosti, nacrt o tome tko je odgovoran za svaki zadatak ili dijagram toka procesa. Dijagram toka procesa predstavlja visoku razinu predstavljanja različitih koraka kako bi se dovršio proces i kako koraci prolaze kroz organizaciju. Na primjer, različiti koraci za plaćanje računa mogli bi biti naznačeni dijagramom tijeka procesa.
Objasnite utjecaj procesa na proizvode i usluge. Detaljno objasnite učinke normalnih operacija i učinke koji bi prouzročili neuspjeh u procesu. Na primjer, ako se ispostavi da su dostavnice izgubljene i ne budu plaćene, dobavljač će odbiti slanje sljedeće narudžbe.
Odredite uloge unutar procesa. Identificirajte uloge po funkciji posla, a ne po pojedincu. Na primjer, službenici koji plaćaju račune obrađuju fakture i unose ih u sustav za plaćanje. Kontrolor odobrava račune i odobrava plaćanje.
Navedite sve računalne sustave i softver koji se koriste u tom procesu. Jasno definirati svaki sustav, njegovu svrhu i funkcionalnost.
Dokumentirajte proces od početka do kraja. Koristite dijagram toka procesa kao vodič za izradu teksta. Uključite što je moguće više pojedinosti, ovisno o opsegu koji ste odabrali za uključivanje u dokument. Koristite imena uloga da biste dodijelili odgovornost umjesto pojedinačnih imena.
Uključite odjeljak za iznimke. Dokumentirajte što se događa kada se ne slijedi normalan tijek procesa. Primjerice, kada su kompjuterski sustavi ugašeni, uvodi se računovodstveni sustav na papiru za obradu računa.
Pregledajte procesni dokument sa svim sudionicima. Pobrinite se da se svi slažu oko procesa.
