E-poruke i druga elektronska sredstva komunikacije možda su gurnula papirna pisma do ruba svijesti, ali bilo bi pogrešno sugerirati da je umijeće pisanja pisama mrtvo. Naprotiv, tvrtke svakodnevno koriste pisma za slanje informacija, priopćavanje važnih uvjeta kupcima i stavljanje nečeg opipljivog u ruke primatelja. Polu-formalno pismo je prikladno kada poznajete primatelja, ali ne kao prijatelja.
Je li poluformalni ispravan format?
Uvijek pazite na primatelja prilikom pripreme poslovnog pisma. Polu-formalno pismo je prikladno kada poznajete primatelja ili redovito komunicirate s njim ili njom, na primjer, računovođu koji se brine o vašem knjigovodstvu ili upravitelju ureda vašeg glavnog dobavljača. Ako uopće ne poznajete osobu, odaberite formalni stil pisma. Poluformalna pisma su pristojnija od neformalnih pisama. Razmislite o njima kao o križiću između vrste službenog pisma koje biste mogli pisati vladinom regulatoru i opuštenog stila pisma koje biste mogli pisati prijatelju.
Slijedite Standard Business Letter Format
Poluformalna slova slijede standardni format poslovnog pisma; to je samo jezik koji ćete mijenjati da biste stvorili neutralan ton. Odaberite tiskanicu koja je otisnuta s poslovnom memorandumom i napišite ime primatelja i poslovnu adresu na gornjoj lijevoj strani stranice. Dakle, ako pišete izvršnom direktoru tvrtke dobavljača, unutarnja adresa će glasiti:
Gospođa Catherine Torrance, izvršna direktorica
Društvo Acme
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Zatim upišite datum u obliku mjeseca-dana-godine. Uobičajeno je u poslovnom pisanju pisati mjesec kao riječ: "28. ožujka 2018."
Odaberite pozdrav
Upotrijebite prezime primatelja i dvotočku - "Poštovani gospodine / gospođo / gospođice! Ime i prezime:" Za više adresa navedite imena svih primatelja - "Poštovana gospođice Tomaker, g. Bennett i dr. Toulson-Smith: "Nemojte pisati ime; smatra se nepristojnim. Ako ne znate ime primatelja, provedite neka on-line istraživanja da biste ga otkrili. Upotrijebite općeniti pozdrav kao što je "Poštovani direktor prodaje:" samo kao posljednje rješenje. U ovom scenariju bilo bi poželjno da se obratite svom pismu "Poštovani gospodine" ili "Draga gospođo" i koristite formalni ton.
Strukturirajte tijelo za jasnoću
Tijelo vašeg pisma mora imati pristojan i neutralan ton. Koristite svakodnevne riječi umjesto formalnih riječi, na primjer, "također" umjesto "dalje" i "ali" umjesto "međutim". Kontrakcije poput "ja", "nisu" i "neće" su u redu u polu-formalnom pismu sve dok se uklapaju u stil kuće vaše tvrtke. Otvorite tako što ćete opisati razlog zbog kojeg pišete i napraviti svoje preostale bodove na dva do četiri paragrafa na logičan način, jednu ideju po paragrafu. Poštujte vrijeme primatelja i držite pismo kratkim i točnim.
Napišite pozdravnu Zatvori
Imate različite opcije za zaokruživanje polu-formalnog pisma, stoga odaberite pristojan, ali srdačan zaključak s popisa u nastavku:
- S poštovanjem,
- S poštovanjem,
- Srdačno,
- Iskreno,
- Srdačno,
- Najbolje želje,
Završite tako da utipkate svoje ime i naslov, zatim ispišete slovo i potpišete svoje ime u prostor između zatvaranja i upisanog imena.
Primjer poluformalnog pisma
Sve to zajedno, evo primjera kratkog polu-formalnog pisma:
Draga gospođo Mears:
Pišem da vas službeno pozovem da budete gostujući predavač i voditelj radionica na predstojećoj Konferenciji o industrijskoj prodaji za 2019. godinu.
Tema ove konferencije je "Prodaja: jahanje tehnološkog vala". Od 3. do 5. listopada 2019. održat će se u Ernest N. Morial Convention Centru u New Orleansu.
Za vašu informaciju, Katerina Houlden iz Inteligentne prodaje bit će uvodni govornik. Tema njezina izlaganja je "Mastering Sales Big Data". Ako se prijavite na naš portal konferencije na www.indsalescon.net, možete vidjeti trenutni nacrt programa i specifične teme koje će privremeno obuhvatiti govori i radionice.
Očekujemo da će posjećenost biti najviša u ovoj godini, na području od 4.000 delegata i 80 govornika. Bilo bi mi drago i počašćeno ako biste doprinijeli ovom prestižnom događaju.
Bio bih vam zahvalan ako biste ljubazno odgovorili do 30. svibnja. Od tamo vam mogu pružiti sve dodatne informacije koje vam mogu zatrebati.
Najbolje želje,
Jane Doe
