Sustav fakturiranja je srce poslovnih potraživanja. Računi se pripremaju na temelju prodanih proizvoda ili usluga. Podaci iz računa odgovaraju časopisima o prodaji, evidencijama računa kupaca, računima potraživanja i dnevnicima novčanog računa, između ostalih poslovnih knjiga.
Elektronički i ručni
Softverski sustavi koji se koriste za fakturiranje zahtijevaju da mala poduzeća unose početne podatke prije ispisa računa. Svaki sustav zahtijeva različite varijable i potaknut će korisnika na ono što je potrebno. Sustav će zatim elektronički integrirati podatke u potraživanja. Nasuprot tome, pri postavljanju ručnog sustava, vlasnik male tvrtke ili knjigovođa odlučuje što je potrebno i formulira ga kao dio računovodstvenog sustava u skladu s tim. Bez obzira na to pruža li mala tvrtka usluge ili prodaje proizvode, jedan od preliminarnih koraka u postavljanju sustava fakturiranja je odrediti što uključiti na računu, osim osnove kao kontaktne informacije.
Sustav numeriranja
Svaka faktura treba sadržavati jedinstveni identifikacijski broj na temelju kronološkog redoslijeda prodaje ili broja korisnika. Kako god vlasnik male tvrtke odabere, ovi jedinstveni brojevi mogu se koristiti za navođenje određene fakture u budućnosti.
Tijelo fakture
Pod odjeljkom opisa fakture, knjigovođa će htjeti dodati određene podatke tako da kupac točno zna što dokumenti fakture. Na primjer, dostavnica za uslugu koja jednostavno navodi "servisni poziv" previše je nejasna ni za klijenta ni za malu tvrtku za kasnije korištenje. Međutim, ako opis kaže nešto specifičnije kao što su "Promijenjeni filteri; očišćeni ventilatori; testirano paljenje", i kupac i davatelj usluga točno znaju koji se posao obavlja. Ako se naknada naplaćuje po usluzi ili po satu, taj detalj treba uključiti u opis. Kada se faktura odnosi na proizvode, uključite količine i cijenu po jedinici. Ove informacije odgovaraju unosima u prodajni dnevnik.
Uvjeti kreditiranja
Odredite kreditne uvjete kupaca i uključite ih u dostavnicu. Primjerice, ako se plaćanje očekuje odmah, u računu mora biti naveden zapis "Neto dospjela po primitku". Tijekom procesa prodaje, ako je klijentu rečeno da će imati 30 dana za plaćanje, uključite to kao datum dospijeća na računu.
Sve to zajedno
Sustav fakturiranja je potpun kada odgovara pravilnom mjestu u procesu računovodstva. Nakon što su fakture pripremljene, vrijeme je za naplatu potraživanja. Jedan primjerak svakog računa šalje se klijentu, a tvrtka zadržava jedan primjerak. Fakturirani iznos knjiži se na račun kupca u časopisu prodaje. Po primitku uplate, iznos se oduzima od računa klijenta u časopisu prodaje i dodaje na račun gotovine tvrtke. Na kraju mjeseca vlasnik male tvrtke može pregledati račune kako bi zabilježio sve nepodmirene fakture i potrebu za praćenjem traženja plaćanja, kao što je slanje druge kopije fakture s oznakom "dospjela".
