Računovodstveni odjeli koriste različite kratice kako bi identificirali odgovornosti, odjele ili vladine agencije. Dok su neki akronimi specifični za određenu industriju, drugi postoje univerzalno. A / P predstavlja odjel "obveza prema dobavljačima" u većini tvrtki.
pozicije
Odjeli za plaćanje se razlikuju po veličini od jedne osobe do mnogih ljudi na nekoliko različitih nadzornih razina. Službenici koji plaćaju račune unose podatke iz računa u računovodstveni sustav i usklađuju fakture s rezervnom dokumentacijom. Poslodavci koji plaćaju račune nadgledaju rad službenika koji se plaćaju i odgovaraju na upite drugih odjela u vezi s plaćanjem računa ili salda dobavljača. Menadžeri koji plaćaju račune vode odjel planiranjem individualnih uloga unutar odjela, proračunskim troškovima odjela i suradnjom s drugim menadžerima u donošenju odluka.
odgovornosti
Odjel za plaćanje računa ima odgovornost za plaćanje računa na vrijeme. Mnogi dobavljači nude popuste za plaćanje računa u određenom vremenskom okviru. Odjel obveza prema dobavljačima prati datume dospijeća zajedno s datumima popusta kako bi osigurao najvećim popustima za tvrtku. Odjel za plaćanje računa mora potvrditi da je svaka dostavnica točna prije plaćanja. Odjel za obveze prema računima koordinira provjeru ispisa s potpisom uprave na čeku. Ček i računi također moraju biti zaključani.
Unutarnja kontrola
Zbog iznosa novca koji se prebacuje preko odjela za obveze prema dobavljačima, interna kontrola mora biti prioritet. Osnovno čuvanje provjera postiže se zaključavanjem praznih čekova i ograničavanjem pristupa ključu.Provjera fakture određuje je li svaka dostavnica točna i valjana. Dužnosti se dijele između različitih članova tima kako bi se osiguralo da niti jedan član tima ne može pristupiti cijelom sustavu bez pregleda druge osobe.
Poboljšanje procesa
Ispisni čekovi često su ručni procesi, koji zahtijevaju ljudski rad za zamorne zadatke, kao što je punjenje omotnica. Poboljšanje procesa smanjuje potrebu za zaposlenicima koji rade na poslu koji ne koristi vrijednost i omogućuje zaposlenicima da se usredotoče na analitički rad. Poboljšanja uključuju korištenje elektroničkih plaćanja i elektroničkih sustava odobravanja.
