Pismo o promjeni politike teško je napisati jer promjena obično ne favorizira klijenta ili zaposlenika, čak i ako je to potrebno. Pisma za promjenu politike, kao i sva pisma koja prenose negativne vijesti, zahtijevaju pažljivu pripremu i razmatranje. Ako pismo pišete pažljivo, to može objasniti razloge za promjenu i još uvijek zadržati dobru volju klijenata ili zaposlenika.
Koristite memorandum tvrtke. Budući da je ovo pismo pravna obavijest o promjeni politike, ona bi trebala izgledati službeno i formalno.
Upišite cijeli datum. Preskočite prostor retka.
Upišite ime, organizaciju i adresu primatelja. Ako je ovo pismo masovno slanje poruka svim zaposlenicima ili svim klijentima, možete ili izostaviti ime i adresu ili koristiti značajku cirkularnog pisma u programu za obradu teksta da biste automatski umetnuli ime i adresu za svako slovo. Preskočite drugi prostor retka.
Upišite "Poštovani gospodine / gospođice. (Naziv)", a zatim dvotočku. Ako se radi o masovnom pismu, upotrijebite općeniti pozdrav kao što je "Dragi cijenjeni kupac" ili "Dragi zaposlenik". Preskočite drugi prostor retka.
Pismo započnite objašnjavajući problem koji je doveo do promjene pravila. Koristite bilo koje činjenice ili statističke podatke koji će vam pomoći uvjeriti primatelja. Uvijek prvo raspravite problem u negativnoj poruci - ako primatelj razumije problem, vjerojatnije je da će prihvatiti vaše rješenje.
Objasnite promjenu politike na određenom, jasnom jeziku. Objasnite kada će nova politika stupiti na snagu, posljedice nepoštivanja politike i sve pojedinosti koje će zaposlenik ili klijent morati izvršiti.
Zahvalite klijentu ili zaposleniku na vremenu i suradnji. Navedite podatke o kontaktu za upotrebu ako ima bilo kakvih pitanja o pravilima.
Upišite "S poštovanjem" i preskočite tri retka razmaka. Upišite svoje puno ime i naslov. Potpišite svoje ime iznad upisanog imena.
Napravite kopiju pisma za svoju evidenciju i navedite drugu kopiju za vaš pravni odjel. Pošaljite izvorna pisma poštom. Ako je promjena pravila važna ili proizlazi iz promjene zakona, pošaljite pisma ovjerenom poštom kako biste imali podatke o tome kada je svaki primatelj primio svoje pismo.
Savjet
-
Držite pismo kratko i pristojno. Nemojte pretjerano objašnjavati negativne vijesti koje bi mogle stvoriti nenamjerne rupe u promjeni politike.
