Formalna pisma dio su gotovo svakog zanimanja, bez obzira na područje. Obavijesti, upiti i pozivnice: dolaze u svim oblicima i veličinama, ali gotovo svi slijede isti format. Počeci profesionalnih pisama važni su jer postavljaju ton vašem čitatelju. Ako vaše pismo zvuči bezlično ili neprofesionalno, čitatelj može sumnjati u legitimnost vašeg poslovanja ili vašu sposobnost da se u pismu pozabavite informacijama o radu. Zbog vašeg čitatelja, profesionalna pisma trebaju biti pristojna, sažeta i informativna.
Upišite svoju adresu na vrh pisma. Koristite poslovnu adresu, grad i poštanski broj. Adresa će reći čitatelju odakle dolazi pismo i odakle može poslati svoje korespondencije.
Upišite datum kada je pismo napisano u retku ispod vaše adrese. Upišite mjesec, datum i godinu (24. prosinca 1997.). Datum će obavijestiti čitatelja o tome kada je pismo napisano.
Napišite adresu vašeg čitatelja redom ispod datuma. Počnite s njihovim imenom (obično je ispravno dodati osobni naslov kao što je dr. Ili gospođa) i dodajte njihovu adresu, grad i poštanski broj u redove ispod. Ako šaljete pismo u omotnicu prozora, ovaj odjeljak će obavijestiti poštanski ured o tome gdje se pismo treba poslati.
Počnite s pozdravom nekoliko redaka ispod adrese čitatelja. Počnite s "Draga …" i dodajte njihovo puno ime. Koristite osobni naslov kako biste pokazali poštovanje prema primatelju pisma. Dodajte dvotočku nakon imena (Poštovani g. John Smith:)
Savjet
-
Koristite fontove koji izgledaju profesionalno, kao što su Arial ili Times New Roman. Dvostruko razmaknite i koristite font veličine 12 točaka.
Koristite zaglavlje pisma za sve korespondencije koje će sadržavati vaše ime i adresu.
