Vaša sposobnost da učinkovito komunicirate izravno će utjecati na vaš uspjeh na poslu. Ključno je da znate pisati i slati korespondenciju koja je sažeta i razumljiva. Poslovni memorandum je kratki dokument koji se odnosi na određenu skupinu ljudi i fokusira se na određenu svrhu. Dobro napisana poruka će vam pomoći učinkovito komunicirati i postići rezultate. Osim što je ispravno pišete, ključno je provjeriti je li vaš dopis poslan ispravno, ljudima koji ga najviše moraju čitati.
Izradite svoj memorandum
Razmislite o svojoj publici. Prije nego počnete sastavljati svoj dopis, razmotrite razinu obrazovanja i iskustvo ljudi s kojima komunicirate. Također imajte na umu potrebe svojih primatelja. Nekim pojedincima će možda trebati detaljnije upute i specifične, utvrđene smjernice, dok će drugima biti pružena vrlo općenita informacija, a zatim će preuzeti vlastitu inicijativu.
Koristite ispravno oblikovanje zaglavlja. U retku "Datum" koristite standardne kratice. Za "To" trebate navesti svaku osobu koja će primiti dopis po imenu. Ne koristite nadimke. Koristite imena i prezimena i postavite ih po abecednom redu ili pozicijom unutar tvrtke. Za redak "Od" upotrijebite ime i prezime, kao i odjel u kojem se nalazite, ako je primjenjivo.
Odaberite redak predmeta koji je specifičan i informativan. Često ljudi šalju dopise s temama koje su nejasne i općenite. Konkretan i koncizan dat će primateljima daleko bolju ideju o tome što se spominje. Na primjer, opći predmet bi čitao "Sastanak", ali bi određena tema mogla reći: "Predstavljanje prodajnog tima za sastanak u petak."
Otvori specifičnostima. Ne gubite vrijeme s chit-chatom ili pozadinom. Prvi dio podsjetnika treba točno reći što vam je potrebno. Koristeći gore navedeni primjer prezentacije prodajnog tima, možete otvoriti s "Na sastanku u petak, prodajni tim predstavit će dijaprojekciju s podacima o prihodima i računima za prvo tromjesečje."
Napišite svoj dopis, izbjegavajući pasivni glas. Zabilješka je osmišljena za dijeljenje informacija i traženje pomoći, tako da morate koristiti aktivan glas. U gramatici i pisanju, aktivni glas znači da je subjekt rečenice aktivan - činiti ili biti nešto - umjesto da im se događaju druge stvari. Aktivni bi glas glasio kao: "Prodajni tim predstavit će dijaprojekciju." Pasivni pristup bi se formulirao na sljedeći način: "Želimo da prodajni tim razmotri prezentaciju u obliku dijaprojekcije."
Napišite zaključak. Vaš zaključak ne mora biti kompliciran, ali treba sažeti ključne točke navedene u samom dopisu.
Uredite svoj rad. Malo je stvari neugodno poput slanja poslovnog podsjetnika i nakon toga shvatiti da ste u središtu ostavili divovsko pogrešno pisanje. Pročitajte svoj dopis prije slanja, a uz ispravke uklonite nepotrebne riječi. Sačuvajte svoj podsjetnik.
Pošaljite svoj dopis
Pošaljite svoj dopis. Ako ga šaljete putem međumrežne pošte, pobrinite se da svaka osoba upućena u dopisu dobije svoj primjerak. Nitko ne bi trebao dijeliti dopis s tipom u sljedećoj kabini.
Koristite e-poštu ako je to opcija. Obavijest o e-pošti trebala bi biti poslana svima u isto vrijeme, ali možda želite slijepi kopirati neke od primatelja. Ako e-poštom šaljete svoj dopis, stavite temu podsjetnika u naslov teme zaglavlja e-pošte. Nemojte koristiti slatke ili šarene fontove, slike ili druge dodatke e-pošti.
Pratite nakon što pošaljete svoj dopis. Ako postoji rok naveden u dopisu, svakako provjerite kasnije s primateljima.
Savjet
-
Pobrinite se da vaša bilješka slijedi sve smjernice tvrtke u vezi s oznakama, razmacima odlomaka itd.
Upozorenje
Ako koristite e-poštu za slanje bilješke, provjerite prije nego što pritisnete tipku "Pošalji". Želite biti oprezni kada primate privatne ili povjerljive informacije putem e-pošte.
