Sažetak može pratiti bilo koju vrstu izvješća - to je jednostavno objedinjavanje važnih pojedinosti ako vaša publika ne želi čitati cijelo izvješće. Razlike su u finijim detaljima. Morate fino podesiti standardni format kako biste prilagodili temu i publiku. Ako je vaša publika vojska, Strategic Marketing Group upozorava da sama mornarica proizvodi više od 500 milijuna stranica dokumentacije godišnje. Imajući to u vidu, trebala bi biti vaša najveća briga, jer osoblje možda nema puno vremena za trošenje na vašim stranicama.
Organiziranje informacija
Vaš prvi izazov je organizirati informacije u svom izvješću kako biste mogli uključiti najvažnije dijelove u mnogo kraći dokument - vaš sažetak. Pregledajte cijelo izvješće i uklonite informacije koje želite uključiti u sažetak. Redoslijed prezentacije trebao bi biti sličan onome kako se informacije pojavljuju u samom izvješću. U sažetak uključite naslove koji se podudaraju ili se lako mogu povezati s odjeljcima u izvješću. Ako se izvješće ne može svrstati u zaglavlja, u svom sažetku možete pisati bilješke i pisati čitatelju gdje se u dužem izvješću mogu pronaći detaljnije informacije. Ne želite uključiti određene podatke u sažetak, ali čitatelj bi ih trebao moći pronaći ako želi saznati više.
Pisanje sažetka
Svrha sažetka je što je moguće brže objasniti sve temeljne informacije koje vaš čitatelj treba donijeti u vezi s pitanjem na koje se obratite. Strukturirajte svoj sažetak kako bi se najvažnije informacije pojavile na početku. To bi trebalo uključivati navođenje svrhe i opsega vašeg izvješća, a možda i vaš zaključak. Možda ne želite ostaviti svoju vojnu publiku nagađanjem do posljednjeg odlomka sažetka. Ovisno o sadržaju izvješća, možete slijediti postupke koje treba provesti, istraživanja koja ste proveli, analizu, opcije i konačnu odluku. Držite svoje paragrafe kratkim, ne više od sedam ili osam rečenica, i posvetite svaki dio odjeljku vašeg izvješća. Ostanite unutar tri stranice, osim ako ne sumirate tehničko izvješće. U tom slučaju Vaš sažetak može biti do 10 posto stranica Vašeg izvješća, ali ako je tako dugo, prihvatljivo je napisati dva odvojena sažetka. Što se duže može baviti tehničkim pitanjima i kraći sažetak od 3 stranice može dati pregled cijelog izvješća. Nemojte skakati naprijed-natrag između prošlog, sadašnjeg i budućeg vremena - to usporava čitljivost.
Obraćanje vojnoj publici
Strategic Marketing Group savjetuje da standardni stil pisanja vojske zahtijeva jasnu poruku koja promiče brzo čitanje. Ako vaše izvješće podrazumijeva stvaranje bilo kojeg mjesta u bilo kojoj grani oružanih snaga, sažetak rečenica sažetka i točku. Izbjegavajte iznošenje mišljenja, kao što je: "Mislim da će to funkcionirati jer je X jednako Z." Možete ispustiti šest riječi jednostavnim navođenjem, "X je jednako Z", a zatim izložiti najvažnije činjenice i povezati ih s očekivanim rezultatima.
Mjere opreza
Razmislite o svom čitateljstvu ako razgovarate o vojnim pitanjima. Ako ste pripadnik oružanih snaga i pišete u civilni entitet, pobrinite se da ne uključite nikakve informacije koje su povjerljive ili krše sigurnost. Ako svoje izvješće i sažetak pišete svom nadređenom, obojica mogu proći kroz druge ruke prije dolaska na njegov stol, stoga provjerite jesu li svi uključeni odobreni da pročitaju ono što ste napisali.
